VAT number: ¿qué es y para qué sirve?

El número de identificación de IVA europeo (VAT number, por sus siglas en inglés) es un elemento clave en el ámbito fiscal y comercial, especialmente dentro de la Unión Europea. Este identificador único es esencial para las empresas que participan en transacciones comerciales sujetas al impuesto sobre el valor añadido (IVA), tanto a nivel nacional como transfronterizo. 

Índice:

1. ¿Qué es el VAT number?
2. ¿Para qué sirve el VAT?
3. ¿Quién debe usar el VAT number?
4. ¿En qué facturas se debe incluir el número VAT?
5. ¿Cómo y dónde solicitarlo?
6. Diferencia entre el número VAT y el NIF

¿Qué es el VAT number?

El número VAT o VAT number es un identificador fiscal con el que deben operar todas las empresas y autónomos que realizan actividades comerciales sujetas al Impuesto sobre el Valor Añadido (IVA) dentro de la Unión Europea. Este número acredita a una empresa como autorizada para operar a nivel intracomunitario y exonera del pago del IVA en las operaciones realizadas dentro de la Unión. Se trata, en definitiva, de una denominación internacional para lo que en España conocemos como IVA. De hecho, cada país europeo tiene su propio formato específico para estos números de identificación fiscal. 

¿Para qué sirve el VAT? 

El VAT permite a las empresas y autónomos realizar operaciones comerciales dentro de la Unión Europea en entornos libres de IVA. En este sentido, sirve como identificador fiscal a nivel europeo que las autoriza para ser reconocidas a efectos fiscales en todo el entorno de la UE facilitando así las transacciones comerciales entre empresas de diferentes países miembros. 

Asimismo, una de las principales ventajas del VAT es que permite a las empresas facturar sin IVA a otras empresas ubicadas en otros países de la Unión Europea. Esto significa que el IVA se aplica en el país de destino de los bienes o servicios, en lugar del país de origen, lo que puede suponer un ahorro significativo para las empresas, especialmente para aquellas que realizan muchas ventas internacionales.

Tanto proveedores como clientes tienen la obligación de utilizarlo en sus facturas intracomunitarias para que los diferentes países dispongan de una base de datos común que facilite la gestión de los diferentes Impuestos de Valor Añadido. Además, disponer de un VAT number es un requisito para solicitar las devoluciones de IVA en las compras realizadas en otros países. 

También a la hora de acceder a ciertos servicios de la UE, como el sistema de Ventanilla Única (VUE) para el IVA, el VAT es necesario. La VUE permite a las empresas registrarse electrónicamente para el IVA en un solo país de la UE y presentar sus declaraciones de IVA de forma centralizada.

En general, el número VAT es esencial para que las empresas y autónomos cumplan con sus obligaciones fiscales en relación con el IVA en la Unión Europea.

Todas estas funciones lo convierten en una herramienta indispensable para las empresas y autónomos que operan en la Unión Europea, además de permitir una mayor eficiencia y transparencia en las transacciones comerciales intracomunitarias, facilitar el cumplimiento de las obligaciones fiscales y abrir el acceso a una serie de beneficios y servicios.

¿Quién debe usar el VAT number? 

El VAT number es de uso obligatorio para cualquier empresa o autónomo que realice operaciones comerciales sujetas a IVA dentro de la Unión Europea. Esto incluye a: 

• Transacciones entre empresas de diferentes países miembros. En este caso es obligatorio que el vendedor lo incluya en la factura para que el comprador quede exento de IVA.
• Empresas o autónomos que adquieran bienes o servicios sujetos a IVA a otras empresas o profesionales autónomos de la UE. El VAT es necesario para solicitar la exención de IVA en las compras intracomunitarias, así que el comprador debe comunicar su número VAT al vendedor para que este pueda emitir la factura sin IVA.
• Empresas y autónomos que presten servicios localizados en la UE pero que se realizan desde fuera del territorio comunitario. Estas deben obtener un número VAT para poder facturar sus servicios a clientes de la UE sin IVA.
• Otra situaciones en las que puede ser obligatorio el uso del VAT number son a la hora de participar en ciertos regímenes especiales de IVA, como el régimen de franquicia de IVA o el régimen de bienes usados o cuando se deseen solicitar devoluciones de IVA en caso de compras realizadas en otros países de la UE.

A grandes rasgos, el número VAT se convierte en un requisito indispensable para cualquier profesional que quiera operar de forma legal y eficiente en el mercado único europeo. 

¿En qué facturas se debe incluir el número VAT? 

El número VAT o NIF-IVA debe incluirse en las siguientes facturas:

• Operaciones intracomunitarias: son aquellas que se emiten por la venta de bienes o servicios a otras empresas o profesionales autónomos ubicados en un país de la Unión Europea distinto al del vendedor. En estas facturas, el vendedor debe incluir su número VAT y el número VAT del comprador (si lo tiene). En estos casos no se aplica el IVA, ya que la tributación se realiza en el país de destino de los bienes o servicios.
• Servicios prestados a distancia: las que se emiten por la prestación de servicios a clientes ubicados en un país de la Unión Europea distinto al del prestador del servicio. Se incluye el VAT de las dos partes y, al igual que en las facturas intracomunitarias, no se aplica el IVA.
• Importaciones: son las que se emiten por la compra de bienes importados de un país de fuera de la Unión Europea. Se incluye el VAT del importador y sí se aplica IVA, que deberá liquidar y pagar a las autoridades fiscales de su país.
• Exportaciones: no es necesario incluir el número VAT en las facturas de exportaciones, ya que estas operaciones no están sujetas al IVA.

¿Cómo y dónde solicitarlo? 

Para solicitar el número VAT en España es necesario seguir una serie de pasos: 

1. Acceder al Modelo 036, a través de la Sede Electrónica de la Agencia Tributaria. 
2. Cumplimentar el Modelo 036 con los datos fiscales y el resto de información requerida. Es recomendable prestar especial atención a la casilla 130 (página 1), donde se marca la opción ‘Solicitud de alta/baja en el registro de operadores intracomunitarios’. También es necesario seleccionar la casilla 582 (página 5) para indicar ‘alta en el ROI’.
3. Presentar el Modelo 036 de forma telemática o presencial en la Agencia Tributaria (AEAT).

En algunos casos, la AEAT puede solicitar documentación adicional para verificar los datos o la naturaleza de las actividades comerciales. En cualquier caso, dispone de un plazo máximo de un mes para resolver una solicitud.

Diferencia entre el número VAT y el NIF

Aunque ambos sirven para la identificación de las empresas y sus actividades comerciales, existen diferencias entre el VAT y el NIF (Número de Identificación Fiscal) que radican, principalmente, en su ámbito de aplicación. 

Así, el NIF es un número de identificación a nivel nacional que se utiliza para personas físicas y jurídicas a efectos fiscales dentro de un país. En España suele coincidir con el DNI (Documento Nacional de Identidad) para las personas físicas y es obligatorio para cualquier persona que realice actividades económicas. Su función se centra en trámites fiscales, como presentar declaraciones de impuestos, solicitar ayudas o deducciones, y emitir facturas.

Por su parte, el VAT es un identificador fiscal a nivel europeo que se emplea para identificar a empresas y autónomos que realizan operaciones intracomunitarias en la Unión Europea. Se obtiene a partir del NIF, añadiéndole las siglas del país correspondiente (en el caso de España, ES) y no es obligatorio para todas las empresas, solo para aquellas que realizan operaciones intracomunitarias. En su caso, permite facturar sin IVA en operaciones intracomunitarias, solicitar devoluciones de IVA en otros países de la UE, y acceder a otros beneficios y servicios del mercado único europeo.

Así, si una empresa española sólo vende productos en España no necesita tener un número VAT. Sin embargo, si esa misma empresa empieza a vender sus productos a clientes en otros países de la UE, sí necesitará obtener un número VAT para poder facturar sin IVA a sus clientes europeos.Si bien en España suelen coincidir, en otros países, el VAT number y el NIF pueden ser números separados y tener propósitos específicos distintos.