¿Qué es el organigrama funcional de una empresa?

Las empresas, independientemente de su tamaño, necesitan una estructura bien definida para funcionar de manera eficiente. En este contexto, el organigrama funcional se convierte en una herramienta clave en la estructuración interna de las empresas, ofreciendo una representación visual que simplifica la comprensión de sus diversas áreas y funciones.

Índice:

1. ¿Qué es el organigrama funcional?
2. ¿Para qué sirve?
3. ¿Qué información contiene?
4. Beneficios del organigrama funcional para las empresas
5. Diferencia entre el organigrama funcional y estructural

¿Qué es el organigrama funcional?

El organigrama funcional de una empresa es una representación gráfica de la estructura en la que se organiza la compañía y en la que se muestran las relaciones entre los diferentes departamentos que las componen en función de las tareas que realizan. 

Esta herramienta es muy habitual en empresas de cierto tamaño, en las que la especialización por funciones es importante, así como en aquellas que presentan estructuras estables, con roles y responsabilidades bien definidos.

Para la empresa se convierte en una herramienta valiosa que permite visualizar rápidamente su estructura y, de ese modo, mejorar la coordinación y comunicación entre los diferentes departamentos. 

Para representar un organigrama de este tipo, normalmente cada departamento o función se presenta con un cuadro o bloque, y las líneas conectan estos cuadros para indicar la jerarquía y las líneas de comunicación. 

¿Para qué sirve?

El organigrama funcional de una empresa sirve para clarificar roles y responsabilidades, facilitando la comprensión de cómo fluye la información y las decisiones dentro de la organización. Además, también son útiles para identificar posibles áreas de mejora en la estructura organizativa. Entre sus funciones más destacadas figuran:

• Claridad: define los roles de cada trabajador de la empresa dejando claro quién es el responsable de cada tarea y mostrando cómo se dividen y organizan los diferentes departamentos. De este modo se pueden evitar duplicidades identificando si existen tareas que se repiten y facilitando la comunicación de los empleados.
• Eficiencia: ayuda a identificar posibles cuellos de botella en el proceso de producción o áreas que necesitan mejora, de modo que se optimizan los procesos, al tiempo que se promueve la especialización y se facilita la toma de decisiones.
• Planificación: identifica necesidades como nuevos recursos o personal, facilita la adaptación a los cambios visualizando su impacto en la estructura de la organización y sirve como base para la evaluación del desempeño y para medir la eficiencia de cada área de la empresa. 
• Orientación: sirve como herramienta para que los nuevos empleados puedan tener una visión clara que les ayude a entender el funcionamiento de la organización. 

¿Qué información contiene?

Aunque el organigrama funcional de una empresa puede variar según las características específicas de cada compañía, en general, contiene una serie de datos genéricos. 

• Departamentos: nombres de las diferentes áreas, como marketing, finanzas, recursos humanos, producción, etc. 
• Jerarquía: posición de cada departamento dentro de la estructura. Las líneas que conectan los cuadros indican las relaciones de autoridad y subordinación. Un empleado o departamento ubicado en un nivel superior tiene autoridad sobre aquellos que están en niveles inferiores.
• Organización de los departamentos: descripción de las funciones principales de cada departamento, señalando los nombres de los responsables de cada departamento, como gerentes o directores. Dentro de cada uno se especifica el nombre del puesto o cargo del empleado responsable del área y, en algunos casos, se puede incluir el nombre de la persona que ocupa cada puesto.

Aunque no siempre aparece en un organigrama funcional, también es habitual que se incluyan otros datos como una breve descripción de las principales funciones de cada departamento o una indicación de los costes asociados a cada departamento, lo que permite un seguimiento más detallado de los gastos. En empresas más grandes, incluso puede haber divisiones adicionales que muestren la organización por región o línea de productos.

Beneficios del organigrama funcional para las empresas

Al tratarse de una herramienta visual que recoge toda la estructura de la compañía, agrupando las tareas y responsabilidades, son múltiples los beneficios del organigrama funcional para las empresas, entre las que destacan: 

• Transparencia: al proporcionar una representación visual clara de la organización, facilita la comprensión de cómo se distribuyen las funciones, de modo que cada empleado conoce con precisión sus responsabilidades y a quién reportar, lo que reduce la ambigüedad y los conflictos.
• Mejora de la comunicación: establece canales claros de comunicación entre los diferentes departamentos, facilitando la coordinación y colaboración. Esto ayuda a evitar malentendidos y a mejorar la colaboración entre departamentos. Además, al visualizar las relaciones jerárquicas, se minimizan las barreras de comunicación y se agilizan los procesos.
• Toma de decisiones: ayuda a identificar quién tiene la autoridad en cada área, lo que acelera el proceso de toma de decisiones.
• Planificación estratégica: contribuye a alinear los objetivos individuales con los objetivos generales de la empresa al tiempo que identifica las necesidades de recursos humanos y materiales para alcanzar los objetivos. Asimismo, también sirve como base para evaluar el desempeño de los empleados y los departamentos.
• Detección de problemas: permite detectar áreas de superposición o ineficiencia en la estructura, facilitando mejoras y optimizaciones.
• Gestión del talento: al identificar habilidades y recursos necesarios, esta herramienta apoya la planificación del desarrollo y la capacitación del personal.
• Adaptabilidad: facilita los cambios al permitir realizar ajustes en la estructura organizativa de manera más fácil y rápida. Esto contribuye también a estimular la creatividad y la innovación y apoyar el crecimiento global de la empresa.

Además de estos beneficios generales, un organigrama funcional bien estructurado refleja una organización sólida y profesional y eso contribuye a mejorar la imagen global de la empresa, al tiempo que facilita la integración de nuevos empleados e incluso puede utilizarse como herramienta de capacitación.

Diferencia entre el organigrama funcional y estructural

Todos los organigramas tienen como finalidad representar visualmente la estructura de una organización. Sin embargo, existen una serie de diferencias entre un organigrama funcional y un organigrama estructural, que radican esencialmente en su enfoque. Así, mientras el funcional se centra en las tareas y responsabilidades específicas de cada departamento, el estructural se ocupa únicamente de la jerarquía agrupando a los empleados por niveles según su subordinación o título. 

Este último tiene, por lo tanto, el objetivo de mostrar la cadena de mando y las relaciones de dependencia entre los diferentes niveles. Por su parte, el organigrama funcional busca clarificar las responsabilidades de cada área y facilitar la coordinación entre ellas.

Esta diferencia hace que tengan también diferentes aplicaciones, de modo que el organigrama estructural es útil para dejar clara la forma en la que se organiza la empresa y el funcional es recomendable para empresas que buscan optimizar procesos y mejorar su eficiencia.