¿Qué son los gastos anticipados?

En el mundo empresarial, es común realizar pagos por adelantado por bienes o servicios. Estos desembolsos, conocidos como gastos anticipados, juegan un papel crucial en la contabilidad de una empresa. Clasificarlos y registrarlos correctamente es fundamental para mantener la salud financiera de una empresa.

Índice:

1. ¿Qué son los gastos anticipados en contabilidad?
2. Características de los gastos anticipados
3. ¿Cómo se registran los gastos anticipados?
4. Gastos anticipados más comunes

¿Qué son los gastos anticipados en contabilidad?

Los gastos anticipados en contabilidad son aquellos que una empresa realiza por adelantado para cubrir el coste de bienes o servicios que recibirá en un futuro o bien los que no ha utilizado o consumido por completo. Esta operación se contempla como un ejercicio contable y se considera como un activo en el balance general, pero cuyos beneficios se extenderán a ejercicios posteriores.

La contabilidad de estos gastos anticipados es importante por varias razones; entre ellas, porque permite asignar los gastos a los periodos contables en los que realmente se consumen los bienes o servicios, cumpliendo así con el principio de devengo. Además, ayudan a gestionar correctamente la información y planificación financieras, de modo que impactan tanto en el balance general de una empresa como en su cuenta de resultados.

De este modo, se convierten en una herramienta contable fundamental para reflejar de manera precisa la situación financiera de una empresa.

Características de los gastos anticipados

La primera y principal característica de los gastos anticipados es que se realizan por adelantado sobre bienes o servicios que se consumirán en el futuro. A partir de ahí, cuentan con una serie de particularidades, entre las que destacan:

• Naturaleza de activo: en el balance general se registran como un activo corriente hasta que se consumen en su totalidad.
• Amortización gradual: se reconocen como gastos en el estado de resultados a medida que se consumen o se devengan, siguiendo el principio de devengo. Esta reducción gradual a través de un proceso contable es lo que se conoce como amortización.
• Periodización contable: los gastos se asignan a los periodos contables en los que realmente se generan los beneficios, cumpliendo así con el principio de devengo.
• Temporalidad: se reconocen en el estado de resultados con el paso del tiempo o el cumplimiento de ciertas condiciones.
• Registro: inicialmente se registran en una cuenta de gastos anticipados y luego se transfieren a gastos operativos conforme se consume el servicio.

Además de estas características principales, los gastos anticipados cuentan con otras características relevantes, como son la variedad de conceptos a los que se pueden aplicar, la agilidad en la planificación financiera o el impacto a corto plazo en la liquidez de la empresa.

¿Cómo se registran los gastos anticipados?

Para realizar un correcto registro de los gastos anticipados, el primer paso es identificar cuáles de los pagos de la empresa se corresponden con esta modalidad y clasificar los conceptos para una contabilidad adecuada. 

A partir de ahí, los gastos anticipados se registran en dos fases fundamentales: 

1. Registro inicial. Se realiza en el momento mismo de realizar el pago, registrándolo como un activo corriente en el balance general. La entrada contable sería:
   1. Débito a la cuenta de gasto anticipado por el importe abonado.
   2. Crédito a la cuenta de bancos o caja. 
2. Amortización. A medida que se consume el bien o servicio, el gasto anticipado se distribuye en los periodos contables correspondientes para analizar cómo se va reconociendo ese gasto en la fiscalidad de la empresa. Esta amortización puede ser mensual, trimestral o según el periodo de consumo de cada situación. Al finalizar cada periodo se realiza un asiento de ajuste para transferir una parte del gasto anticipado a la cuenta de gastos correspondiente.

El ejercicio de cada gasto anticipado se cierra con una verificación de saldo para comprobar que el registro inicial y la amortización coinciden. 

Gastos anticipados más comunes

Los gastos anticipados son muy comunes en la contabilidad de muchas empresas y existen una serie de ejemplos que se presentan con frecuencia en negocios de diferentes sectores y tamaños. 

• Seguros: pagos anuales de pólizas con coberturas por un determinado periodo de tiempo futuro.
• Alquileres: pago por anticipado de rentas de propiedades o instalaciones. 
• Suscripciones: pagos por servicios de software, almacenamiento en la nube, revistas o plataformas digitales.
• Suministros de oficina: compra de grandes cantidades de papel, tinta o material variado que se irán consumiendo de forma gradual.
• Mantenimiento de servicios: pagos de servicios de mantenimiento preventivos para el cuidado de equipos o maquinaria.
• Investigación y desarrollo: inversión en estudios y proyectos que se espera que generen beneficios en el futuro.
• Publicidad y marketing: contratación de campañas a largo plazo que se abonan al inicio.
• Impuestos: pagos de impuesto que se devengarán en próximos períodos contables.

Esta serie de gastos anticipados son muy comunes en las empresas en el contexto actual y contabilizarlos correctamente permite una mejor planificación financiera y facilidades administrativas al realizar los desembolsos en una sola vez. Además, hay que tener en cuenta que en economías de escala, es habitual obtener descuentos y bonificaciones al realizar los pagos de determinados bienes y servicios por adelantado.