¿Qué es un suplido?

Los profesionales de cualquier sector pueden realizar gastos en nombre de sus clientes que después les deberán ser reembolsados. Esto es lo que se conoce como gastos suplidos, los cuales deben cumplir una serie de requisitos y plasmarse de forma especial en las facturas.

Índice:

1. ¿Qué es un gasto suplido?
2. Requisitos para que un gasto se considere suplido
3. ¿Cómo se reflejan los gastos suplidos en una factura?

¿Qué es un gasto suplido?

Un gasto suplido es un desembolso que un profesional o empresa realiza en nombre de su cliente, con el fin de facilitar o gestionar algún servicio o trámite necesario. A diferencia de otros gastos que pueden estar directamente vinculados a la actividad del profesional, los gastos suplidos no son propios, sino que se llevan a cabo a cuenta del cliente, quien posteriormente deberá reembolsarlos al profesional.

Por ejemplo, es habitual que los abogados paguen las tasas judiciales en nombre de sus clientes a la hora de enfrentarse a un proceso legal. Aunque el letrado abone ese importe, será su representado el que tendrá que hacerse cargo del gasto en el futuro. Los gastos suplidos son también muy frecuentes en otros muchos sectores, como es el caso de los servicios de consultoría y gestión administrativa.

Al contrario de lo que se podría pensar, los gastos suplidos no forman parte de los ingresos del profesional o empresa que los paga. Es decir, no generan beneficios ni afectan al resultado económico de la actividad, por lo que no están sujetos al pago de impuestos como el IVA o el IRPF.

Requisitos para que un gasto se considere suplido

Para que un gasto pueda clasificarse como suplido, y no como un gasto habitual o un reembolso que esté sujeto a un régimen de tributación diferente, es esencial que se cumplan ciertos requisitos:

• El gasto debe ser en nombre del cliente y ha de contar con su autorización: el profesional actúa como un mero intermediario, pagando un servicio o producto que beneficia exclusivamente a su cliente. Esto implica que el gasto no pueda estar relacionado con las actividades propias del trabajador autónomo. Además, el cliente debe dar previamente su autorización expresa, para lo cual será necesario que se le informe de las consecuencias y de que tendrá que pagar en el futuro. Si es por escrito, mejor.
• Vinculación directa con el servicio: el gasto suplido debe estar relacionado de forma intrínseca con el servicio que el profesional presta al cliente. Por ejemplo, los gastos de desplazamiento de un profesional para atender una reunión específica con un cliente podrían considerarse suplidos, pero los gastos generales de transporte de la empresa no lo serían.
• Separación contable de los gastos propios del profesional: los gastos suplidos deben estar debidamente diferenciados de los gastos normales del profesional o la empresa. Esto implica que deben registrarse de manera separada, evitando cualquier confusión o mezcla con los costes operativos de la actividad.
• Debe existir documentación que demuestre el suplido: cada gasto suplido debe estar respaldado por la documentación correspondiente, ya sea una factura o recibo que justifique el desembolso. Esto es crucial tanto para el cliente, como para las autoridades fiscales, en caso de auditoría.
• No pueden reportar beneficios: el importe que se factura al cliente debe ser exactamente el mismo que el profesional ha pagado. No se puede añadir ningún recargo o margen de ganancia sobre el gasto suplido, ya que se trata de un reembolso puro y simple.

¿Cómo se reflejan los gastos suplidos en una factura?

La incorporación correcta de los gastos suplidos en las facturas es fundamental para asegurar la transparencia y evitar malentendidos tanto con el cliente como con la Agencia Tributaria. Este es el modo correcto de reflejarlos:

• Separación clara en la factura: los gastos suplidos deben aparecer de manera independiente en la factura, es decir, aparte de los servicios que el profesional ha prestado. Esto permite al cliente ver con claridad qué parte del importe corresponde al reembolso de gastos y qué parte corresponde a la actividad profesional.
• No se les aplica IVA ni IRPF: los gastos suplidos no se consideran parte de la base imponible de la actividad del trabajador autónomo, por lo que no se les aplica IVA ni IRPF. Sin embargo, si el gasto incluye un impuesto, como puede ser el IVA por la contratación de un servicio de un tercero, debe figurar en el importe total a reembolsar.
• Descripción detallada del gasto suplido: en concreto, el profesional debe incluir los datos relacionados con la naturaleza del gasto, la fecha en que se llevó a cabo y, si es posible, una referencia a la autorización del cliente.
• Importe exacto: el gasto suplido debe reflejarse en la factura por el importe exacto que el profesional ha pagado. No debe incluir ningún tipo de recargo o beneficio adicional, lo que asegura que el cliente paga únicamente lo que ha gastado en su nombre.

Por su parte, aunque no sea obligatorio adjuntar los recibos originales a la factura que se entrega al cliente, es recomendable hacerlo o, al menos, conservar la documentación relacionada con el gasto suplido. Esto evitará problemas en caso de auditoría o de que el cliente solicite una explicación detallada del pago.

La correcta gestión de los gastos suplidos implica una separación clara de los servicios prestados, la inclusión de toda la información relevante y la aplicación de las normas fiscales correspondientes. Esto permite una relación transparente entre el profesional y su cliente y asegura que no haya confusiones ni problemas a la hora de cobrar los gastos realizados en nombre del cliente.