Documentos necesarios para exportar desde España: ¿qué necesitas?

Abrir la empresa a nuevas fronteras es una buena opción para ampliar la cartera de clientes, incrementar las ganancias y consolidar el negocio, pero no es un proceso precisamente sencillo. A la hora de afrontar el reto exportador, se requiere gran convicción y mucha información, entre otras cuestiones, sobre los requisitos, las gestiones y los certificados exigidos para llevar los productos fuera de España. 

Al respecto, no son pocas las pymes que se encuentran con problemas en los pasos de aduana al no contar con la documentación específica solicitada por un determinado país, que, aunque disponible, no suele ser contemplada por la empresa.

Y es que es bastante el papeleo que hay que llevar a cabo para exportar en función de la naturaleza de la mercancía que se quiere vender, del mercado al que va destinada, del medio de transporte que se va a utilizar, de la legislación del estado de destino o de las condiciones de venta.

¿Dónde consigo los documentos necesarios para exportar desde España?

Para explicar a las empresas, de manera clara y sencilla, qué trámites deben realizar y qué documentos necesitan para lanzarse a los mercados internacionales y evitar sorpresas, el ICEX ha elaborado la ‘Guía de trámites y documentos de exportación’. 

Además, desde su web, puede hacerse una búsqueda de trámites y gestiones por áreas geográficas y sectores de exportación.

¿Qué documentos necesito para exportar desde España?

Tomando como base este completo manual, desglosamos a continuación los documentos básicos que toda transacción comercial exterior debe incluir:

Documentos comerciales para exportar desde España

• Factura proforma

 Es un documento provisional emitido por el exportador con el objetivo de que el comprador disponga de la información necesaria sobre la operación.

Si las relaciones entre ambas partes son habituales, la factura proforma sustituye a la oferta comercial, en la que el exportador propone el precio y las condiciones de venta. En caso de que la oferta sea aceptada por el comprador, sirve para que el exportador confirme los datos de venta.

• Factura comercial

Es el documento más importante en una operación de comercio exterior. Lo emite el exportador, una vez confirmada la operación de venta, para que el comprador satisfaga el importe de los productos y servicios que se suministran.

Al quedar descrita la mercancía y su precio, este documento se utiliza como base para aplicar los derechos arancelarios al paso de los productos por las aduanas.

• Lista de contenido

Es un documento de control, emitido por el exportador, para detallar todos los bultos, cajas, fondos o paquetes que componen una expedición, así como el peso y contenido de cada uno, identificándolos con un número o referencia.

Lo que se pretende es facilitar la labor de inspección y reconocimiento de los bultos que comprende el embarque y que figuran en la factura comercial. También se conoce como lista de bultos, lista de empaque o ‘packing list’.

• Certificados de origen

Es otro documento fundamental. Los certificados de origen están destinados a probar el origen de las mercancías, con vistas a satisfacer las exigencias de la aduana de destino, del importador/cliente o de la entidad financiera a través de la cual se instrumenta la operación de exportación. Normalmente los expiden las Cámaras de Comercio e Industria.

• Cuadernos ATA y CPD

El cuaderno ATA es un documento de admisión temporal de mercancías, válido en los países que forman parte de la Cadena ATA, que se puede solicitar en las Cámaras de Comercio. Permiten que las mercancías de la  empresa exportadora puedan viajar  fuera de las fronteras nacionales con el fin de ser expuestas en ferias y exposiciones; utilizadas para la realización de trabajos o servicios de tipo profesional; o ser presentadas como muestras comerciales por representantes.

Hay que tener en cuenta que el cuaderno ATA no sirve para productos alimenticios.

Por otro lado, los cuadernos CPD (China-Taiwan), gestionados también a través de las Cámaras de Comercio, se utilizan para la exportación e importación temporal en Taiwán, y sus características y finalidad son esencialmente las mismas que las de  los cuadernos ATA.

Documentos de transporte para hacer exportaciones desde España

Estos documentos requeridos para exportar mercancías serán de un tipo u otro dependiendo del medio de transporte que se elija. Por ejemplo, una naviera o su agente deberá emitir el Conocimiento de Embarque Marítimo y una compañía aérea, el Conocimiento de Embarque Aéreo. La Carta de porte por carretera (CMR) es para el transporte por carretera, mientras que la Carta de porte ferroviario (CIM) es para el transporte en tren.

Estos documentos son de por sí contratos de transporte de mercancías entre las partes (vendedor y comprador) y se suelen utilizar como un acuse de recibo que certifica que la mercancía ha llegado al punto de entrada en el país de destino.

Documentos de seguro que necesitas para exportar desde España

Se trata de la documentación que emiten las compañías aseguradoras para acreditar la cobertura de los riesgos derivados del transporte de la mercancía desde el lugar de expedición hasta el de destino.

Además de estos documentos, pueden ser requeridos más trámites y certificados según el sector y el país al que se exporta. Se pueden consultar en la mencionada guía del ICEX.