Factura ordinaria para autónomos: qué es y cuándo usarla

La factura ordinaria es la factura más característica y frecuente. Es la que usan de forma asidua todo tipo de empresas durante sus operaciones. Como todas las facturas, la factura ordinaria refleja una operación comercial de venta o prestación de servicio.

Tanto autónomos como empresas están obligados a emitir facturas por las operaciones realizadas en el desarrollo de su actividad, así como conservar una copia de todos los documentos emitidos durante un plazo mínimo de seis años tras su emisión, según el Código de Comercio.

Además, conviene destacar que emitir una factura física es una obligación legal si así lo demanda el cliente, según la Ley 3/2014: “En los contratos con consumidores y usuarios, estos tendrán derecho a recibir la factura en papel” siendo que “la expedición de la factura electrónica estará condicionada a que el empresario haya obtenido previamente el consentimiento expreso del consumidor”. Es decir, por defecto esta ha de ser en papel.

Elementos obligatorios en una factura

Todas las facturas en España están obligadas a introducir una serie de datos o elementos, regulados en el Capítulo II, Requisitos de las facturas, del Real Decreto 1619/2012:

1. Número de factura, y serie si aplica. Es importante que estos números sean correlativos. Por ejemplo, 001, 002, 003, etc, pero no 001, 003, 004; ni 001, 003, 002. Los números han de ir uno detrás de otro, sin que falte ningún número intermedio.
2. Fecha de expedición. Se trata de la fecha en que fue confeccionado el documento y puesto en circulación, no necesariamente la fecha en que llegó al destino. Ordenadas las facturas por número, las fechas de expedición han de ser crecientes.
3. Nombre y apellidos, razón o denominación social completa, tanto del obligado a expedir factura como del destinatario de las operaciones. Solo puede haber una razón social en cada uno de estos apartados, es decir, no se puede facturar a dos destinatarios en la misma factura, ni enviar una factura conjunta entre dos empresas o autónomos.
4. Número de Identificación Fiscal de la empresa (o sociedad) o autónomo. No se pueden expedir facturas sin este identificador, que exige registro. También será obligatorio el NIF del destinatario en algunos casos. Conviene ponerlo siempre.
5. Domicilio fiscal. Tanto de quien expide la factura como del destinatario. En caso de haber varios domicilios, siempre la sede de actividad, aquella que aparece en los documentos de registro ante organismos oficiales, como es el Registro Mercantil o el MOD 036/037.
6. Descripción de las operaciones. Conviene realizar una descripción detallada de cada ítem, de forma que no dé lugar a equívocos o que por omisión no aparezcan elementos relevantes. Las facturas son un documento legal que puede dar lugar a reclamaciones. Esto incluye la base imponible, en moneda local (en este caso, euros).
7. El tipo impositivo aplicado a dichas operaciones.
   1. En España, el tipo impositivo está regulado por la Ley de IVA (Art. 90 y 91). Siendo el tipo general del 21 % de IVA, también existe el tipo reducido (10 %), el superreducido (4 %) y el tipo cero (0 %). Más información sobre tipos de IVA, aquí.
   2. Además, las facturas han de incorporar el 15 % de IRPF (7 % aplicable en caso de nuevos autónomos). Algunas actividades como las ganaderas, agrícolas y forestales tienen un IRPF reducido. Autónomos en el Impuesto de Actividades Económicas (IAE) exentos.
8. La cuota tributaria de dichas operaciones, resultado de aplicar el tipo impositivo a la base imponible. Por ejemplo, con una base imponible de 500 euros y un IVA del 21 %, la cuota tributaria del IVA son 105 euros.
9. Fecha de realización de las operaciones, siempre y cuando difiera de la fecha de expedición.
10. En el caso de estar exento de IVA, es necesario una referencia a la Directiva 2006/112/CE. Por ejemplo, las actividades educativas están exentas, sus facturas no llevan IVA pero se debe cumplimentar el MOD 303.

Además de estas obligaciones, el Real Decreto 1619/2012 recoge algunas excepciones y casos particulares.

Estructura contable de una factura

Todas las facturas se rigen bajo la misma fórmula matemática, aunque en algunos tipos y según algunas condiciones algunos de estos conceptos resulte nulo:

1. Importe = Base + IVA − IRPF
2. Importe = Base x (1 + IVA − IRPF)

En la fórmula de arriba, el IVA y el IRPF se refieren a las cantidades monetarias, mientras que en la de abajo son porcentajes. En un ejemplo en que una empresa factura 600 euros a un IVA del 21 % y con un IRPF del 15 % se tiene:

1. Importe = 600 + 600 x 0,21 − 600 x 0,15 = 600 + 126 − 90 = 636 euros
2. Importe = 600 x (1 + 0,21 − 0,15) = 600 x 1,06 = 636 euros

El IVA de una factura, que puede ser nulo en casos como la facturación de trabajos de enseñanza, se suma a la base. Es el IVA devengado o repercutido, el que los profesionales recaudan en nombre de Agencia Tributaria, a la que se le devuelve a través de modelos de autoliquidación del IVA.

El IRPF de una factura, que es nulo cuando esta se emite al cliente final, aparece con signo menos porque es la empresa o el profesional quien se encarga de enviarlo en tu nombre a la Agencia Tributaria. Conviene solicitar a los clientes empresariales el Certificado de Retenciones e Ingresos a Cuenta del IRPF.

Ejemplo en Excel de factura ordinaria

El siguiente documento muestra una factura de ejemplo con celdas automatizadas (celdas gris oscuro) para calcular los importes finales de una factura ordinaria. Pulsando sobre ‘Imprimir’ (Ctrl+P o Comando+P) se imprimirá una factura en PDF.