Factura rectificativa para autónomos: qué es y cuándo usarla
La factura rectificativa es un documento que corrige una factura previa por diversos motivos. Uno de estos motivos puede ser que la factura previa no cumpliese los requisitos establecidos en las diferentes leyes, por ejemplo, que la numeración no fuese correlativa o faltase la fecha. El error podría ser también que el cálculo no estuviese bien hecho, o que el IVA estuviese mal tipificado.
Definición del DPEJ-RAE: “Factura que se debe expedir en los casos en que las cuotas impositivas repercutidas se hubiesen determinado incorrectamente o se hubieran producido las circunstancias que dan lugar a la modificación de la base imponible.”
Entre de los motivos más frecuentes para enviar una factura rectificativa están las devoluciones de artículos. En este caso, la factura rectificativa ‘deshace’ el proceso contable mediante el cual el comprador abonaba cierta cantidad y la empresa que vendía el ítem se hacía cargo de la tramitación de IVA e IRPF. No es raro encontrarse con una factura rectificativa con esta estructura contable:
Base − 150 euros
IVA − 31,5 euros
IRPF + 22,5 euros
Total − 159 euros
Además, es frecuente ver facturas rectificativas en las que se realicen bonificaciones posteriores a la operación. Por ejemplo, un comercio que haga un descuento por la compra de varios ítems consecutivos podría rectificar una factura previa para adecuarla al descuento de la oferta.
¿Cuándo emitir una factura rectificativa?
En el caso de emitir una factura rectificativa derivado de algún error previo, esta factura ha de ser enviada en el momento en que se constate el error. Como excepción, una vez que han transcurrido cuatro años desde el devengo de los impuestos (caducidad del IVA) ya no se puede rectificar una factura.
¿Se puede recuperar el IVA de una factura impagada?
La ley española permite hacer uso de facturas rectificativas para recuperar el IVA de las facturas impagadas, solo si se cumple alguna de las condiciones, ambas reguladas en el Artículo 80 de la Ley de IVA:
- Cliente declarado en concurso.
- Cuando haya pasado un año desde el devengo, siempre y cuando se haya solicitado el cobro de la factura mediante reclamación judicial o requerimiento notarial.
¿Qué elementos debe incluir una factura rectificativa?
Además de los elementos citados en el apartado ‘Elementos obligatorios en una factura’, que aparecerán en todas las facturas salvo mención expresa, una factura rectificativa ha de incluir también:
- Incluir una serie numérica distinta a las facturas ordinarias, aunque también correlativa. Por ejemplo, R001, R002, R003, etc.
- Señalar la rectificación que se lleva a cabo, así como los motivos que dan lugar a dicha rectificación. Por ejemplo, “error en el importe de IVA de la factura con referencia xxxxxx”.
- Hay dos formas de emitir la factura: bien indicando el importe correcto de la facturación de modo que una factura ‘pisa’ a otra; o bien consignando los importes de forma que ambas facturas se ‘sumen’. En facturas rectificativas la base y el IVA pueden tener signo negativo, y el IRPF positivo (consignando).
- Es altamente recomendable señalar la condición de “Factura rectificativa”, así como indicar la referencia de la factura que corrige, y hacerlo de forma que no presente confusión.
- Suele ser frecuente la presentación de una complementaria al MOD 303 de la autodeclaración de IVA, así como al MOD 390 anual.
Ejemplo en Excel de factura rectificativa
El siguiente documento muestra una factura rectificativa de ejemplo con celdas automatizadas (celdas gris oscuro) para calcular los importes finales de una factura ordinaria. Pulsando sobre ‘Imprimir’ (Ctrl+P o Comando+P) se imprimirá una factura en PDF.
