¿Cómo gestionar el control horario de tus empleados?

Desde la entrada en vigor de la ley sobre el control horario de las personas trabajadoras allá en 2019, todas las empresas españolas están obligadas a efectuar el registro de las horas que lleva a cabo su plantilla.

El objetivo de esta medida es salvaguardar los derechos de los trabajadores y, por ello, es fundamental que la plantilla del registro de la jornada laboral esté accesible siempre para todas las partes: empleados, directivos y otras entidades como sindicatos.

¿Desde cuándo es obligatorio el registro de jornada?

El 8 de marzo de 2019 se decretó un conjunto de medidas urgentes de protección social y de lucha contra la precariedad laboral en la jornada de trabajo. 

Entre estas acciones, se encuentra la obligación por parte de los empleados de fichar tanto a su entrada como a su salida, y por la de las empresas, a registrar la duración de cada jornada.

Además, la norma se incluyó en el artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores, haciendo efectivo que cada “empresa garantizará el registro diario de jornada, que deberá incluir el horario concreto de inicio y finalización de la jornada de trabajo de cada persona trabajadora».

¿Qué datos deben constar en el registro de jornada?

El control horario tiene como propósito registrar el tiempo que está un empleado desempeñando su jornada laboral y evitar situaciones de abuso laboral o fraude por el incumplimiento de la compensación de horas extra.

Para ello, los datos que deben constar en el registro son:

• Nombre y apellidos del trabajador.
• Días trabajados en el calendario.
• Hora de inicio y fin de su jornada laboral.
• Posibles descansos.
• Posibles horas extra trabajadas.
• Firma del trabajador.

¿Cómo llevar el control horario de los trabajadores?

Aunque se trata de una medida fundamental para cumplir con la ley actual, la norma no se pronuncia sobre ningún sistema de control en concreto. Con esto se busca que las empresas puedan tener libertad para escoger el que mejor se adapte a su actividad y su plantilla y así facilitar, en la medida de lo posible, la adopción de esta nueva medida.

No obstante, algunos de los modelos de registro de jornada laboral más comunes este 2022 son:

Registro de jornada en papel

Una de las fórmulas más habituales debido a su sencillez es la de registrar el control horario en papel. El trabajador tan solo tiene que apuntar a mano el momento de entrada y de salida en la casilla del día en el que se encuentre.

Aunque es una solución fácil y accesible para todo tipo de empresas, ya que no requiere de softwares sofisticados, ni de conocimientos previos por parte de RRHH o de los empleados, existen algunos inconvenientes. 

El cada vez más habitual teletrabajo, el espacio físico que requieren todos estos documentos durante el tiempo obligatorio de almacenamiento que establece la ley o evitar las falsificaciones, son algunos de ellos.

Excel para el control horario de los trabajadores

Al igual que el papel, el registro del control horario en hojas de cálculo es una solución muy habitual, puesto que es fácil y cómodo, y, además, mucho más manejable.

Se trata de plantillas en Excel, donde el trabajador puede registrar su hora de entrada y de salida, con independencia del lugar de trabajo en el que esté. 

Máquinas para fichar

Algunas empresas, normalmente aquellas con un mayor volumen, optan por máquinas integradas en la oficina o en el puesto de trabajo. En este caso, es necesario fichar con un token específico, personal e intransferible al entrar y salir del edificio.

Es un método basado en la tecnología o la biometría que, aunque presenta una mayor seguridad, tiene un elevado coste, tanto para instalarlo, como para mantenerlo.

Sin embargo, con los nuevos modelos de trabajo que integran el trabajo en remoto, estas máquinas ya no tienen tanto sentido, ya que muchos empleados llevan a cabo la jornada laboral desde casa.

Tampoco servirían para aquellos puestos de trabajo que tengan una situación especial, como los comerciales.

Plantilla de registro de jornada laboral

Esta hoja de control horario de trabajo permite un registro preciso y sencillo de las horas y jornadas de cada empleado.

¿Cuánto tiempo hay que guardar el registro de jornada?

De acuerdo con lo establecido en la ley, es necesario conservar el registro diario de cada empleado durante, al menos, 4 años. 

Durante este tiempo, si se lleva a cabo una inspección de trabajo, este registro puede ser requerido.

¿Cómo es la sanción por no tener el registro de jornada?

Esta ley es de obligado cumplimiento para todas las empresas y empleados, con la salvedad de algunas excepciones como las personas empleadas del hogar, deportistas profesionales, artistas, u otros supuestos recogidos en la Guía sobre el registro de jornada del Ministerio de Trabajo.

Para el resto, no llevar a cabo el registro puede ser motivo de sanción y su incumplimiento, una infracción grave. 

Según el tamaño de la empresa, las multas pueden ir desde los 60 euros hasta los 187.515 euros.