Factura electrónica: ¿qué es? ¿Estoy obligado?

La Ley 18/2022, de 28 de septiembre, de creación y crecimiento de empresas, coloquialmente conocida como ley crea y crece ha cambiado el panorama de la factura electrónica. Ha colocado un horizonte en el que será la norma en la facturación entre empresas (incluidos pymes y autónomos). Por lo tanto, en un futuro cercano, solo será voluntaria en las entregas de bienes y prestaciones de servicios a particulares de algunos sectores.

El camino de digitalización de la facturación es imparable y el marcado por la ley crea y crece será un hito importante. No obstante, se allanará de forma considerable gracias al programa Kit Digital. Este incluye la facturación electrónica entre la lista de categorías de solución de digitalización subvencionables.  

¿Qué es una factura electrónica?

Para que un documento pueda tener la consideración de factura electrónica debe cumplir con cuatro condiciones:

• Incluir el mismo contenido que exige el reglamento de facturación a cualquier otra factura.
• La autenticidad e integridad de la factura deben garantizarse mediante una firma electrónica avanzada, un intercambio electrónico de datos (EDI, por las siglas de la expresión en inglés Electronic Data Interchange) o por otro medio que comuniquemos a la Agencia Tributaria y esta valide. Además, es posible que los desarrollos reglamentarios que se aprueben en los próximos meses puedan modificar aspectos técnicos de estos procedimientos o introducir otras formas nuevas.
• Tiene que haber sido expedida en formato electrónico. 
• Su recepción por el destinatario también se realiza en formato electrónico.

¿Cuándo es obligatoria la factura electrónica?

Hasta la aprobación de la ley crea y crece, esta obligación se ha centrado en las llamadas prestadoras al público de especial trascendencia económica. En general, grandes empresas de sectores como el financiero o los de suministro de telecomunicaciones, agua, energía eléctrica o gas, pero también se incluyen otros servicios como el transporte de viajeros, las agencias de viaje o el comercio minorista.

Todas estas empresas, desde 2015, han tenido que emplear este formato de facturación en aquellos casos en los que el cliente lo haya solicitado o aceptado. No obstante, en el caso del comercio minorista, las agencias de viaje y las empresas de transporte de viajeros solo se exigía cuando la contratación se hubiera llevado a cabo por medios electrónicos.

A partir de ahora, esas obligaciones de facturación electrónica se mantienen y se extienden. La ley crea y crece da un plazo de seis al Gobierno para realizar un desarrollo reglamentario de las nuevas obligaciones. En él, se detallarán muchos requisitos del nuevo sistema de facturación electrónica: técnicos, informativos, de seguridad, de interoperabilidad, de control, de estandarización, etcétera. 

Desde la aprobación del desarrollo reglamentario, las nuevas obligaciones se extenderán a todos los empresarios y profesionales (pymes y autónomos incluidos) en sus relaciones con otros empresarios o profesionales. No obstante, los afectados tendrán un plazo de adaptación. Estas exigencias no entrarán en vigor hasta:

• Un año después de la aprobación del reglamento para los que tengan una facturación anual superior a los ocho millones de euros.
• Dos años después de la aprobación del reglamento para el resto.

¿Cuáles son las ventajas de facturar electrónicamente?

El formato electrónico aporta múltiples ventajas, entre las que destacan que:

• Reduce el consumo de papel y de los gastos asociados a la custodia, envío y conservación del documento. 
• Facilita la realización de consultas sobre facturas entre emisor y destinatario. Esto es importante cuando el cliente no esté obligado a conservar la factura o se ha producido algún extravío. 
• Permite introducir técnicas informáticas que hagan más complicada la manipulación de las facturas, lo que aporta mayor seguridad y confianza a las relaciones comerciales y favorece la lucha contra el fraude fiscal.
• Aporta dinamismo a la factura, como un elemento vivo que pasa por sucesivas fases. En particular, podemos seguir su estado de pago, lo que va a contribuir al cumplimiento de las normas contra la morosidad.
• Es un paso más en el proceso de digitalización y automatización de los procesos contables, fiscales y de facturación. Las nuevas obligaciones continúan con un sendero marcado por otros proyectos como el SII, el Pre303, el Ticket BAI de las haciendas forales vascas, el sistema VERI*FACTU, etcétera.

Para facturar electrónicamente, ¿qué necesito?

Este es uno de los aspectos principales de la reforma. No solo va a ser necesario un programa informático genérico y un medio que garantice la integridad y autenticidad de la factura. Ahora, vamos a precisar unas herramientas que cumplan con dos condiciones:

• Los requisitos técnicos que la ley antifraude de 2021 introdujo en el artículo 29.2.j) de la Ley General Tributaria. Estos, aunque ya están vigentes, están pendientes de concreción en un desarrollo reglamentario, del que ya conocemos el proyecto de real decreto, al que seguiría una orden ministerial. En principio, este sistema se basará en la emisión de un registro informático inalterable con cada factura. También nos daría la opción de remitirlo automáticamente a la Administración. 
• Aquellos requisitos técnicos que se establezcan en el desarrollo reglamentario de la ley crea y crece. De momento, sabemos que esta exige que las soluciones o plataformas empleadas garanticen la interconexión e interoperabilidad gratuitas. También requiere que se pueda verificar la fecha de pago y obtener los periodos medios de pago. Además, habrá otros requisitos de seguridad, control y estandarización de los dispositivos y sistemas informáticos que generen los documentos.

¿Cómo se hace una factura electrónica?

Tendremos que seguir el procedimiento que nos marque la plataforma o solución tecnológica que empleemos. En ese sentido, podremos recurrir a un proveedor externo o implementar el sistema por nosotros mismos. 

En cualquiera de los dos casos, es importante tener en cuenta que el método empleado debe cumplir los requisitos, tanto los exigidos por la ley crea y crece como los que la ley antifraude de 2021 introdujo en la Ley General Tributaria. Además, el software utilizado deberá ser certificado, en principio mediante una declaración responsable. 

Cómo emitir una factura electrónica

De momento, el principal requisito que tendremos al emitir una factura será garantizar la autenticidad del origen y la integridad del contenido. Lo podemos hacer empleando una firma electrónica avanzada o intercambio electrónico de datos. También podemos solicitar a la Agencia Tributaria que nos valide otro medio.

No obstante, con la incorporación de los nuevos desarrollos reglamentarios el proceso cambiará. Entonces, en principio, será necesario generar, con cada entrega de bienes o prestación de servicios, un registro informático de facturación de alta. Este registro, aunque después rectifiquemos la factura, no podrá alterarse. Dará fe de que en su momento emitimos la factura en unas condiciones concretas.

En el registro, deberá incluirse un hash y una firma electrónica. Esta última no será necesaria si remitimos automáticamente los registros a la Agencia Tributaria.  Además, deberemos incorporar algunos datos de la propia factura y otros más técnicos, como, entre otros muchos, parte de la huella o hash del registro de facturación de alta correspondiente a la factura anterior.  

Finalmente, es fundamental tener presente que las empresas que, estando obligadas a ello, no ofrezcan a los usuarios la posibilidad de recibir facturas electrónicas o no permitan el acceso de las personas que han dejado de ser clientes a sus facturas serán sancionadas con apercibimiento o una multa de hasta 10.000 euros.