Comunicación interna en la empresa: claves y herramientas para mejorarla
La comunicación interna es una herramienta clave para tener un buen clima laboral en una empresa y una plantilla motivada. Pero fomentar el intercambio de ideas entre la dirección y los empleados no se improvisa, sino que requiere una planificación previa, el uso de canales muy diversos y aplicar métricas para comprobar si la estrategia está dando resultado o no.
Índice:
- ¿Qué es la comunicación interna?
- ¿Quiénes intervienen en la comunicación interna?
- Objetivos de la comunicación interna
- Características de la comunicación interna en una empresa
- Tipos de comunicación interna
- Importancia de la comunicación interna: beneficios en la empresa
- Herramientas y canales de comunicación interna en una empresa
- Cómo mejorar la comunicación interna empresarial
- Cómo evaluar la comunicación interna en una empresa
- Estrategias y acciones de comunicación interna
- ¿Es conveniente contar con un departamento de comunicación interna en la empresa?
¿Qué es la comunicación interna?
La comunicación interna de una empresa está dirigida a los empleados y tiene como objetivo transmitirles objetivos de negocio, planes de trabajo y normas. En un plano más general, está pensada para motivar a la plantilla, hacer equipo y retener el talento. Pero una buena política de comunicación interna también va de abajo a arriba, y se preocupa por escuchar a los trabajadores: sus sugerencias, quejas y comentarios.
Diferencias entre comunicación interna y externa
La principal diferencia está en el público objetivo al que se dirigen. Mientras que en la comunicación interna, los receptores de los mensajes son los propios empleados de la empresa, en la comunicación externa los interlocutores son clientes, inversores, agencias gubernamentales, proveedores, distribuidores o incluso público en general. Si en la comunicación interna, el objetivo es potenciar los vínculos de la plantilla con la compañía, en la externa se busca impulsar la marca y su reputación, o anunciar nuevos productos y servicios.
¿Quiénes intervienen en la comunicación interna?
La comunicación interna de una empresa puede ser responsabilidad de departamentos como el de recursos humanos (RRHH), el de marketing o el de relaciones públicas. Pero cualquier área de la compañía puede contribuir en este ámbito: desde la alta dirección a los equipos de base.
Objetivos de la comunicación interna
Informar a la plantilla. Permite transmitir a cada uno de los empleados los valores de la compañía y su estrategia de negocio. Esta labor informativa facilita a las entidades ganar en transparencia y reduce la incertidumbre y las dudas en los equipos.
Escuchar a los empleados y favorecer el intercambio de ideas. La comunicación no es solo de arriba a abajo, sino de abajo a arriba, lo que permite que los equipos directivos también estén al tanto de las inquietudes y sugerencias de los empleados. De esta forma, la dirección tendrá idea del día a día de los equipos de trabajo, y los empleados estarán informados de los movimientos y decisiones de sus gerentes.
Hacer equipo y motivar. Una comunicación franca y honesta en todas las direcciones fomenta el espíritu de equipo y el sentimiento de pertenencia a la organización de todos los empleados. Además, favorece la motivación y la implicación de todos.
Características de la comunicación interna en una empresa
En líneas generales, la comunicación interna de una empresa debe ser permanente y fluida. No vale informar a los empleados durante un periodo y luego pasar al secretismo. También tiene que ser transparente y fomentar la participación y el intercambio de opiniones entre la dirección de la compañía y los trabajadores. En este sentido, debe estar abierta a abordar problemas, quejas y preocupaciones de los empleados, para intentar darles solución. Además, conviene que se desarrolle en un clima constructivo y pacífico. Y las acciones de comunicación deben ser medibles, para ir mejorando la estrategia a lo largo del tiempo.
Tipos de comunicación interna
Hay tres tipos de comunicación interna. El primero es la comunicación interna descendente, que es la que parte de la dirección, pasa a los mandos intermedios y acaba en los empleados de base.
El segundo tipo es el de la comunicación interna ascendente, que comunica a los empleados con sus jefes, y de ahí con la gerencia. Esta comunicación de abajo a arriba es menos habitual en las compañías, pero es clave para conseguir un buen clima laboral y motivar a la plantilla.
Y, por último, está la comunicación interna horizontal, que fomenta el intercambio de opiniones y conocimientos entre profesionales de un mismo nivel (de directivo a directivo o de empleado a empleado). En este caso, no existe problema jerárquico, pero en muchas organizaciones suele ser la gran olvidada.
Importancia de la comunicación interna: beneficios en la empresa
La comunicación interna en una empresa aporta muchos beneficios a la empresa en su conjunto y a los trabajadores por separado. Por un lado, permite tener a todos los empleados al tanto de la estrategia de la compañía y de los cambios en su política comercial o en sus planes de desarrollo de producto.
También aumenta la productividad y la motivación de la plantilla, y disminuye la rotación de personal, al fomentar un sentimiento de pertenencia, lo que supone un aspecto clave en un momento de escasez de talento en muchos sectores. Además, incrementa la satisfacción de cada profesional y el intercambio de conocimientos entre ellos.
En definitiva, una buena comunicación interna ayuda a alinear la visión de la compañía con la de cada miembro del equipo, reduce los malentendidos y los rumores (ruido) y, en consecuencia, incrementa la confianza de los empleados en la organización.
Herramientas y canales de comunicación interna en una empresa
Las compañías tienen muchas formas de llegar a sus empleados y de conocer sus opiniones. Una buena política de comunicación interna consiste precisamente en contar con varias vías y en combinarlas con criterio. Estas son algunas:
Reuniones presenciales o por videoconferencia
Las compañías pueden transmitir sus objetivos y políticas, y escuchar la opinión de sus empleados, a través de reuniones presenciales o por videoconferencia (Zoom, Teams o Google Meet, por ejemplo) con grupos de mayor o menor tamaño.
Intranets o portales de empleado
La intranet es otro de los canales habituales de las compañías para hacer comunicación interna. Los portales de empleados sirven a las empresas para automatizar al máximo la gestión de nóminas y tareas, así como la solicitud de vacaciones. Pero también les permiten enviar comunicaciones y mensajes a los trabajadores.
Newsletters internas
Los boletines informativos a través del correo electrónico son un clásico de la comunicación interna. No solo deben informar, sino también buscar la implicación de los receptores, con un contenido atractivo y relajado, y que no caiga en el mero autobombo.
Redes sociales
Las redes sociales hoy se han consolidado también como canales de comunicación entre las empresas y sus empleados. Son medios óptimos porque invitan a la participación y a la segmentación por intereses. Y también destacan por su inmediatez. De hecho, algunas redes sociales, como Yammer o Slack, han sido concebidas desde su origen como plataformas de comunicación y colaboración internas.
Blogs y revistas
La revista (física o digital) y el blog también pueden ser canales interesantes para que los empleados estén a la última en las novedades y conocimientos del sector de actividad de la empresa. Aunque el coste de una revista física superará con mucho al que tienen los formatos electrónicos.
Eventos sociales
Con el aumento del teletrabajo, surge la necesidad más que nunca de reunir a la plantilla en algún momento del año, ya sea de forma física o virtual. Este tipo de convocatorias deben realizarse en horario laboral, ser entretenidas y tener un objetivo muy claro.
Buzón de sugerencias
Puede parecer una cosa del pasado, pero mantener abierto un buzón de sugerencias (como una dirección de correo electrónico) fomenta la conversación entre la dirección y la plantilla. Este canal ayudará a que los empleados aporten sugerencias y comuniquen sus quejas si lo ven necesario.
Encuestas
Las encuestas a los empleados son otra vía oportuna para que estos expresen sus opiniones e inquietudes. Se pueden hacer periódicamente, añadiendo unas preguntas a las comunicaciones que la compañía hace a través de las newsletters, por ejemplo.
Cómo mejorar la comunicación interna empresarial
Lo primero para consolidar una buena política de comunicación interna en la empresa es tener unos objetivos claros y poner en marcha las acciones necesarias para lograrlos. Para ello, es clave contar con unas métricas bien definidas.
Además, la información a disposición de los empleados debe ser transparente y fácilmente accesible. Contar con herramientas de colaboración para llegar a ella y compartir experiencias es un punto que tampoco debe olvidarse.
Y, por último, puede ser de ayuda el incluir emojis o GIFs en las comunicaciones con los empleados, para dar confianza y sensación de cercanía, y fomentar así un diálogo sincero entre ambas partes. Para reforzar aún más este aspecto, la empresa tiene la opción de recurrir a técnicas de gamificación (juegos) para hacer más efectiva su comunicación interna.
Cómo evaluar la comunicación interna en una empresa
Para medir la efectividad de una estrategias de comunicación interna hay que recurrir a KPIs o indicadores de rendimiento. De esta forma, una compañía sabrá si una newsletter y sus contenidos tienen impacto en sus empleados, o si las redes sociales están fomentando el intercambio de opiniones con la plantilla, por ejemplo. Para ello, la compañía dispone de encuestas (que deben ser anónimas) o software de análisis para medir las interacciones.
Estrategias y acciones de comunicación interna
A la hora de montar una estrategia de comunicación interna, conviene tener varios puntos en mente. Lo primero es identificar la plantilla a la que se va a dirigir y sus intereses. Además, conviene establecer los canales que se van a usar a tal fin, intentando que sean diversos.
Para dar confianza y promover la participación, debe imponerse en las comunicaciones un tono amable y que reconozca el trabajo bien hecho. En este sentido, es recomendable destacar, a través de los medios internos, el trabajo de empleados o equipos que estén desempeñando una buena labor.
La empresa debe ser capaz de comprobar que los mensajes que difunde están siendo entendidos y provocan una reacción en los empleados, gracias a métricas y evaluaciones periódicas. También es aconsejable organizar eventos para que toda la plantilla (o parte de ella) se conozca, como actividades fuera de la oficina, competiciones deportivas, concursos o encuentros con fines solidarios.
¿Es conveniente contar con un departamento de comunicación interna en la empresa?
Si la empresa tiene un tamaño que lo justifique, sí es conveniente que establezca un departamento de comunicación interna. Una mala gestión en este ámbito suele dar lugar a un mal clima laboral, una plantilla desmotivada y, finalmente, una mala imagen ante el mercado y los potenciales clientes. Son motivos más que suficientes para justificar una inversión y una política bien definida de comunicación interna.
Para mejorar las habilidades comunicativas, puede ser interesante realizar un curso de comunicación efectiva como el que ofrece Santander Open Academy.
