Provisión de fondos: qué es, cómo funciona y cuándo es necesaria
La provisión de fondos es una figura con la que los profesionales están muy acostumbrados a lidiar. Sin embargo, para los particulares es mucho más desconocida, ya que casi el único momento en el que tienen que hacerse cargo de una es cuando van a comprar una vivienda. Por ello, es normal que genere algunas dudas.
Índice:
- ¿Qué es una provisión de fondos?
- ¿Cuándo se solicita una provisión de fondos?
- Provisión de fondos en sectores específicos
- ¿Cómo funciona una provisión de fondos?
- Preguntas frecuentes sobre provisión de fondos
¿Qué es una provisión de fondos?
Una provisión de fondos es una suma de dinero que se entrega por adelantado para cubrir los gastos futuros de un servicio. Por ejemplo, a un profesional que, para llevar a cabo una determinada tarea, necesita que el cliente le abone una cuantía económica que le permita cubrir sus gastos durante el proceso. Una vez finalizado el trabajo, el sobrante le será devuelto al pagador o, en su defecto, se deducirá del total.
¿Cuándo se solicita una provisión de fondos?
Las provisiones de fondos se solicitan cuando un profesional necesita asegurar la disponibilidad de efectivo que cubra sus gastos durante la elaboración del proyecto o servicio para el que ha sido contratado. Su solicitud es especialmente habitual en los siguientes casos:
- Contratar servicios profesionales: por ejemplo, los de un abogado o arquitecto.
- Realizar compras importantes: como la de una vivienda, que está aparejada al pago de ciertos impuestos, gastos de notaría y registro, etc.
- Elaboración de proyectos especiales: como son los de construcción, reformas o grandes eventos.
- Servicios recurrentes: no es extraño que las empresas de limpieza y mantenimiento, por ejemplo, soliciten el pago de varias mensualidades por adelantado.
Provisión de fondos en sectores específicos
Las provisiones de fondos son especialmente habituales en los siguientes sectores.
Provisión de fondos en hipotecas
El caso que a todo el mundo le resulta más habitual. Los bancos requieren a los solicitantes de hipotecas que depositen en una cuenta bancaria una determinada cantidad de dinero, la cual estará destinada a cubrir el pago de impuestos (impuesto de transmisiones patrimoniales o impuesto sobre el valor añadido, según si el inmueble es de segunda mano o nuevo), los gastos de notaría (redacción del contrato de compraventa, de la escritura y de la inscripción en el Registro de la Propiedad) y de la tasación. El sobrante, si lo hay, se devuelve al comprador transcurridas algunas semanas.
Provisión de fondos en servicios legales (abogados)
En este supuesto, la provisión de fondos es una cuantía económica que un cliente entrega a un abogado como anticipo para que pueda empezar a trabajar en su caso. Generalmente, cubre sus gastos corrientes, así como las tasas judiciales, los honorarios de los peritos o las copias de documentos, por ejemplo.
Provisión de fondos en notarías
Al entregar una provisión de fondos a una notaría, el objetivo suele ser proporcionar dinero al notario para abonar impuestos, tasas de registros, trámites administrativos y aranceles notariales. Puede estar relacionada con la compra de un inmueble y la solicitud de una hipoteca o con cualquier otro asunto que requiera el trabajo de este profesional.
¿Cómo funciona una provisión de fondos?
El funcionamiento de las provisiones de fondos se divide en las siguientes fases.
Procedimiento para solicitarla
La solicitud de la provisión de fondos ha de ser realizada por la empresa o el profesional que la necesite. Para ello, se redacta un documento en el que se especifica con claridad cuál es la cantidad que se pide, cómo se debe abonar y qué gastos está destinada a cubrir. Habitualmente, el importe de estos no suele estar detallado, ya que muchas veces es imposible determinarlo de antemano.
Gestión y liquidación de la provisión
Esta es la fase en la que el profesional o empresa utiliza el dinero de la provisión de fondos para abonar los costes previstos. Cada uno de ellos debe estar acompañado con un recibo o factura que verifique la cuantía invertida.
¿Qué pasa si no se utiliza toda la provisión de fondos?
Es posible que la provisión de gastos se termine antes de que el profesional acabe su trabajo, en cuyo caso podrá adelantar lo que falte de su bolsillo o solicitar al cliente una cifra extra adicional. Sin embargo, lo habitual es que suceda lo contrario, es decir, que haya un sobrante.
Ese sobrante será devuelto al cliente mediante el medio de pago acordado por las partes. Eso sí, en caso de que, más allá de la provisión, el sujeto deba abonar una cuantía adicional al profesional o empresa, podrá deducirse la cantidad que no se ha gastado del importe final.
Preguntas frecuentes sobre provisión de fondos
A continuación, se van a resolver algunas dudas habituales en torno a esta figura.
¿Es obligatorio pagar una provisión de fondos?
No siempre es obligatorio hacerlo. Sin embargo, si el profesional o empresa exige que se abone para realizar el trabajo o prestar el servicio, puede no llevarlo a cabo si el cliente se niega a abonarla.
¿Qué ocurre si no estoy de acuerdo con el importe solicitado?
El profesional que presta el servicio y solicita la provisión de fondos está obligado a detallar en qué va a invertir el dinero, aunque no proporcione cifras exactas de antemano. Eso sí, posteriormente, deberá justificar en qué se lo ha gastado. En caso de no estar de acuerdo, es posible negociar con él una cifra inferior. Sin embargo, siempre se ha de tener presente que, al finalizar el proyecto o servicio, el sobrante, si lo hay, será devuelto.
