¿Qué es la razón social de una empresa?

En sus operaciones diarias, las empresas necesitan identificarse correctamente para garantizar su protección y responsabilidades legales y fiscales. En ese proceso, la razón social desempeña un papel determinante en términos administrativos y oficiales.

Índice:

1. Significado de razón social
2. ¿Para qué sirve la razón social?
3. Diferencia entre razón social y nombre comercial
4. ¿Cómo solicitar la denominación o razón social de una empresa?
5. ¿Cómo indicar la razón social en las facturas?

Significado de razón social

La razón social de una empresa es el nombre oficial que la identifica legalmente, con el que está registrada en los organismos competentes y bajo el que realiza sus actividades comerciales. Así, es la denominación con la que la empresa aparece en todos los documentos legales, facturas, contratos y trámites oficiales y no tiene por qué ser el mismo que la marca comercial.  

En este sentido, la razón social identifica a la empresa en el ámbito legal y administrativo, y es fundamental para procesos como la firma de contratos, la obtención de permisos y la presentación de impuestos. Por eso, debe ser exclusiva y no puede coincidir con la de otra empresa y, además, debe estar inscrita en el registro mercantil para que goce de validez oficial.

¿Para qué sirve la razón social?

La razón social tiene una gran importancia a nivel empresarial, con varias funciones en el ámbito legal y administrativo: 

• Identificación: es el nombre con el que está registrada una empresa en los organismos oficiales y con el que se identifica a nivel legal en todos sus documentos.
• Contratos: la razón social se utiliza en la firma de contratos y acuerdos comerciales, así como en las transacciones legales para identificar de forma legal a las partes implicadas. 
• Documentación: este nombre es el que aparece en todos los documentos oficiales relacionados con la empresa y su funcionamiento, tales como certificados, licencias, permisos, informes financieros y declaraciones fiscales.
• Trámites: es indispensable para realizar cualquier trámite legal, como abrir una cuenta bancaria, entre otros.
• Legalidad: bajo la razón social, las empresas asumen todo tipo de responsabilidades y obligaciones legales. 
• Fiscalidad: este nombre es obligatorio para el registro y presentación de impuestos, asociándolos correctamente con el funcionamiento de la empresa.
• Protección: al estar correctamente registrado, protege a las empresas a nivel legal para que no puedan utilizarlo otras compañías.

Con todos estos conceptos, la razón social es un pilar importante en la identidad de la empresa y ayuda a reforzar su reputación e imagen corporativa.

Diferencia entre razón social y nombre comercial

La razón social y el nombre comercial de una empresa son dos conceptos relacionados con su identidad, pero sus propósitos no son los mismos y, aunque pueden coincidir, también es posible que ambas denominaciones sean diferentes. 

De este modo, mientras la razón social es un nombre legal y oficial que se utiliza en documentos públicos y fiscales, el nombre comercial es aquel que la empresa elige para interactuar y presentarse ante su público. Su función se centra en las estrategias de marketing y publicidad con la intención de captar la atención de los clientes y potenciales consumidores y construir ante ellos una imagen de marca. En base al nombre comercial se perfilan el logo y la imagen corporativa, dejando un mayor margen para la creatividad y la originalidad.

Así, las principales diferencias radican en su propósito, pero también en el registro, que debe estar correctamente realizado y aprobado por las autoridades en el caso de la razón social, pero no es obligatorio en el caso del nombre comercial. 

¿Cómo solicitar la denominación o razón social de una empresa?

Solicitar la denominación o razón social de una empresa es un proceso burocrático que puede diferir según el país en el que se asiente la empresa. En el caso de España, implica una serie de pasos. 

1. Disponibilidad: la razón social de una empresa es exclusiva y, por lo tanto, no puede coincidir con ninguna otra. Por eso, lo primero es consultar en el Registro Mercantil Central si el nombre deseado no está ya ocupado. 
2. Solicitud: es necesario obtener una Certificación Negativa que acredite que el nombre solicitado está disponible. 
3. Constitución: una vez solicitada una razón social y aprobada por el Registro Mercantil, esta debe incorporarse en las escrituras de constitución de la empresa, que tendrá que estar firmada ante notario. 
4. Inscripción: la empresa y su razón social deben inscribirse en el Registro Mercantil de la provincia en la que se establece su sede, aportándole así personalidad jurídica. 

Una vez realizados los trámites necesarios, la empresa obtendrá un Número de Identificación Fiscal (NIF) emitido por la Agencia Tributaria, que se complementa con la razón social en la identificación legal y administrativa de una empresa. Todo este proceso lleva asociado el pago de una tasa y aranceles públicos.

¿Cómo indicar la razón social en las facturas?

Al tratarse de su denominación legal, la razón social debe incluirse siempre de forma obligatoria en todas las facturas emitidas y recibidas por una empresa. Debe hacerse, además, de forma clara, para asegurar la validez oficial del documento y facilitar el cumplimiento de las obligaciones fiscales.

La razón social se incluye junto a otros datos relevantes como el NIF, el domicilio fiscal o los datos de contacto y tiene que estar siempre indicada en la cabecera de la factura, donde se incorporan los datos de las empresas emisora y receptora. 

En el caso de tratarse de un autónomo, la razón social figura con el nombre, apellidos y DNI de la persona.

Tan importante es la razón social en una factura que no incluirla puede conllevar consecuencias como la invalidación del documento, sanciones administrativas o generar problemas en la contabilidad de todos los agentes implicados en ella.