¿Qué es un ERP y cómo ayuda en la gestión de cobros y pagos?

Muchas pymes siguen recurriendo a hojas de Excel y a aplicaciones que no se entienden entre ellas para llevar la gestión de sus cuentas y procesos. Pero si quieren dar un paso adelante en su proceso de digitalización, ser más eficientes, sacar verdadero partido a sus datos y prepararse para crecer, tendrán que pensar en implantar un ERP. Además, ahora con la nube, un ERP ha dejado de ser una inversión inasumible gracias a que solo hay que pagar una cuota mensual, que además es variable, dependiendo de las necesidades.

Índice:

1. ¿Qué es un ERP y para qué sirve?
2. ¿Cómo funcionan los sistemas de ERP?
3. Módulos más comunes en un software ERP
4. Tipos de ERP
5. ¿Por qué usar un ERP? Ventajas para tu empresa
6. ¿Cómo ayuda un ERP en la gestión de pagos y cobros de tu negocio?
7. ¿Necesito realmente un ERP?
8. ¿Cómo elegir el ERP ideal?
9. Cómo integrar un sistema ERP: fases de implementación
10. ¿Cuál es la diferencia entre un software ERP y un CRM?

¿Qué es un ERP y para qué sirve?

Tras las siglas ERP, que remiten a Enterprise Resource Planning, se esconde la verdadera operativa de cualquier compañía con ambiciones. Un sistema ERP permite a empresas de cualquier tamaño gestionar muchas áreas de su operativa diaria, desde la contabilidad y las finanzas a los recursos humanos, pasando por las compras, la producción o la logística, entre otras. Este software se despliega por módulos. Por lo general, cada departamento dispone de uno específico dentro del ERP. Son partes que, además, se pueden añadir o quitar en función de las necesidades de la empresa. 

¿Cómo funcionan los sistemas de ERP?

Un sistema ERP centraliza los datos, con el fin de facilitar la administración y optimizar los procesos dentro de la compañía. Así, mantiene los datos disponibles y actualizados para todos los departamentos. Pero, al mismo tiempo, tiene un diseño modular. Es decir, cada área o departamento de la empresa (ventas, producción, finanzas…) tiene, por decirlo de alguna manera, su propia versión del ERP, adaptada a sus necesidades específicas.

Por otro lado, un ERP es capaz de automatizar tareas rutinarias y tediosas, como la entrada de datos contables o la generación de nóminas, lo que permite al personal de las compañías dedicar su tiempo a actividades de más valor. Y, por último, un ERP es escalable y accesible desde cualquier lugar. Es decir, el cliente puede añadir más módulos y más licencias de usuario si las necesita. Además, si está en la nube, los empleados pueden acceder al mismo desde cualquier sitio y a través de un navegador web.      

Módulos más comunes en un software ERP

Un ERP es un sistema muy versátil que puede servir para gestionar prácticamente cualquier actividad en una empresa. Para cada departamento de la compañía, el sistema incorpora un módulo. Sin embargo, hay módulos más básicos y comunes a compañías de cualquier sector, y que suelen venir por defecto en cualquier configuración de ERP. Adicionalmente, hay otros más específicos que son opcionales y que dependen mucho de la actividad concreta de la compañía que implanta el sistema ERP. 

Entre los módulos más comunes y transversales están: contable y financiero, almacén/inventario, compras, ventas, producción, gestión de activos, logística, recursos humanos, business intelligence o CRM. Y entre los opcionales, se pueden encontrar los módulos de: trazabilidad, gestión de proyectos, servicio técnico o gestión documental.  

Tipos de ERP

Dependiendo de su especificidad, un ERP puede ser horizontal (cubre los procesos más habituales en una compañía, aunque es relativamente personalizable) o vertical (está concebido para satisfacer las necesidades de gestión de un perfil muy determinado de organización, como un hospital o una planta química). 

En función de su diseño y del desarrollo de software que conlleve, también se pueden hacer distinciones. El ERP estándar tiene una estructura modular que responde a las necesidades de la mayor parte de empresas y está provisto de unas funcionalidades muy definidas y rígidas. Además, suele ser la primera opción en las compañías de menor tamaño, puesto que se implanta con facilidad y rapidez, y tiene un coste menor. Al contrario del ERP a medida, que es único en cada organización y que está pensado para grandes empresas que tienen que gestionar procesos muy complejos.   

En esta línea, los sistemas ERP también se pueden clasificar en función del tamaño de la empresa a la que van dirigidos. Así, los hay para grandes compañías, que permiten un alto grado de personalización, y para pymes, que son paquetes más cerrados y predefinidos. 

Por último, se pueden ordenar en función del lugar donde se aloje el software. El ERP local se instala en los servidores de la propia empresa, mientras que el ERP en la nube es ofrecido por un proveedor externo en modo SaaS (software-as-a-service) y el cliente paga por los módulos contratados y el número de usuarios que hace uso de los mismos en cada momento. Por último, está el ERP híbrido, que está sobre todo en la nube, pero que también almacena información sensible en los servidores de la empresa. 

¿Por qué usar un sistema ERP? Ventajas para tu empresa

En líneas generales, un ERP sirve sobre todo para ahorrar tiempo a las compañías, pues automatiza procesos que antes se hacían de forma manual. Además, permite tener la información del negocio al día y perfectamente localizada, lo que ayuda a los gestores a acceder a los datos que más les interesan en cada momento y a tomar las mejores decisiones. Pero vamos a conocer con más detalle los beneficios que puede traer un ERP a la empresa: 

Dato único y adiós a las duplicidades

La información en un ERP está integrada, centralizada, y no repetida en varias versiones por hojas de cálculos y bases de datos diversas. El ERP facilita el dato único y minimiza así los errores humanos, las duplicidades o la acumulación de información irrelevante. 

Información siempre disponible y colaboración

La información estará accesible en cada momento para todas las áreas de la compañía si así se quiere. Por ejemplo, si un vendedor hace una venta y emite una factura, ese documento estará disponible para el director comercial que lo supervisa. Pero también para los responsables de contabilidad y finanzas, o incluso para la dirección de la firma, que querrá saber cómo evoluciona el negocio en un momento dado. Lo mismo pasará si el vendedor coge unos días de vacaciones. En este caso, el dato no solo será del interés del responsable de personal, sino que también permitirá al resto de departamentos organizar equipos y valorar la productividad. 

Automatiza tareas

Un buen ERP trae muchos automatismos a la gestión de las pymes, que así pueden liberar a sus empleados de tareas repetitivas y evitar errores. Por ejemplo, puede avisar de la compra de ciertos productos si las reservas de los mismos bajan. Todo aquello que suponga un patrón de comportamiento se puede programar en el ERP para que los empleados se libren de esa carga. Con ello, las empresas ganan en productividad y eficiencia. 

Facilita la toma de decisiones

En combinación con herramientas de business intelligence (BI), un buen ERP permite generar informes que dirán a la dirección de la compañía qué producto se está vendiendo más en un momento concreto, y en qué áreas geográficas, por ejemplo, o qué está pasando en un mercado en el que la compañía penetró recientemente.  Eso, en un mundo tan competitivo y cambiante como el actual, es muy importante.

Reduce costes

Derivado de la automatización y el dato único, el ERP es una herramienta clave para reducir costes. Una empresa con un buen ERP puede tener toda su facturación revisada y consolidada al cabo de unos días de terminar el mes. Mientras que, de otra manera, con múltiples hojas de Excel y aplicaciones de gestión diferentes y poco interoperables, tener esta tarea resuelta puede tardar semanas.      

Propicia el crecimiento de la empresa

Muchas empresas dan el salto al ERP o lo modernizan cuando entran en un proceso de crecimiento acelerado o se plantean diversificar el negocio.  Las compañías también recurren a un ERP potente cuando se fusionan con otras. Es la manera de dar soporte desde el departamento informático a la multiplicación de datos y fuentes de información. 

Soporta la internacionalización

También el ERP facilita la transición a un mercado global. Cuando una empresa tiene que gestionar filiales en diferentes países, con diferentes monedas y diferentes regulaciones laborales, es un buen momento para adoptar un ERP multilingüe y multidivisa que se adapte a distintos contextos nacionales.  

¿Cómo ayuda un ERP en la gestión de pagos y cobros de tu negocio?

Llevar una buena gestión de los cobros o planificar bien los pagos es fundamental para que siempre haya dinero en la caja de una pyme y las empresas puedan pagar nóminas, hacer frente a impuestos así como asumir otros gastos inesperados sin tener que endeudarse. De ello dependerá la viabilidad de la compañía y también, hasta cierto punto, su rentabilidad. En otras palabras, una buena gestión de la tesorería es clave para garantizar la salud financiera de cualquier empresa. 

Un ERP puede hacer mucho para mantener bajo control este aspecto y sobre todo agilizar tareas. Por ejemplo, permite automatizar la generación de facturas, ordenar y programar pagos o seguir vencimientos. También facilita generar análisis para ver la evolución de la liquidez y evitar sorpresas desagradables. Asimismo, puede establecer notificaciones y alertas que avisen a los gestores que no están cumpliendo objetivos o que los clientes no pagan en los plazos acordados. 

En definitiva, el ERP ahorrará tiempo al siempre corto equipo de finanzas o administración que tiene que asumir la gestión de pagos y cobros, y lo hará gracias a la automatización de tareas. Por ejemplo, generando cartas de reclamación de diferente nivel de urgencia y gravedad cuando se produzcan retrasos en los cobros o haya peligro de impago por parte de algún cliente.  

¿Necesito realmente un ERP?

Las compañías deben preguntarse si necesitan un ERP teniendo en cuenta que, por precio y prestaciones, ya no se trata de una herramienta exclusiva de las grandes corporaciones, sino que puede ser adoptada por pequeñas y medianas empresas. 

Antes un ERP era costoso en términos económicos, pero ahora se puede comprar como un servicio en la nube, flexible y de pago mensual. Un asunto importante es calcular el tiempo de adaptación del personal a la nueva forma de trabajar y reportar datos de negocio. Habituar a contables y comerciales a un sistema que exige introducir la información de otra forma puede ser un proceso largo. En este sentido, es necesario tener al personal motivado e interesado y realizar formaciones convenientemente. De otra manera, la implantación puede acabar en fiasco. 

En cualquier caso, si la información que genera una pyme está desordenada, desactualizada y duplicada, o si los inventarios no son fiables, o las personas responsables de las finanzas o las ventas no dan abasto a gestionar, un ERP siempre vendrá como agua de mayo. 

¿Cómo elegir el ERP ideal?

Es una tarea en la que hay que hilar fino. Se calcula que en España hay unas 1500 empresas que ofrecen un ERP. Las hay de todos los tamaños y tipos. Desde grandes proveedores como SAP, Oracle, Sage o Microsoft, cuyos programas son capaces de gestionar multinacionales y compañías de mediano tamaño, a desarrolladores locales que se dirigen a empresas más pequeñas o medianas y que cuentan solo con varias decenas de clientes en una zona geográfica muy localizada. Pasando por otros que solo ofrecen un módulo concreto, como gestión de almacenes o de terminales punto de venta. 

Elegir un buen ERP es un arte. La empresa debe reunir a todos sus departamentos (o empleados) para conocer bien sus necesidades. También debe analizar correctamente la oferta, para saber si opta por un ERP genérico (horizontal) o por uno más específico y pensado para su sector de actividad (vertical). Además, conviene tener en cuenta los plazos de implantación de cada fabricante, porque poner en marcha un nuevo ERP afecta a la operativa diaria de los empleados y el trastorno puede durar meses, lo que acabará afectando al negocio, a la búsqueda de nuevos clientes y a la atención de los existentes.  

Además, una pyme debe asegurarse de que su ERP es fácilmente integrable con otras herramientas que usan habitualmente sus empleados, como el correo electrónico, la ofimática o el propio CRM, para la gestión de los clientes. Y, sobre todo, con los sistemas de los proveedores, los bancos colaboradores o las plataformas de mensajería habituales.

Cómo integrar un sistema ERP: fases de implementación

Implantar un ERP es un proceso más o menos largo que dependerá de la complejidad y alcance de la solución que se quiera desplegar. En cualquier caso, hay que ir avanzando paso a paso por las siguientes fases:

• Planificación. Es el momento de entender bien el negocio de la compañía y determinar las funcionalidades que necesita para mejorar su operativa, así como los recursos que se van a destinar a la implementación y el equipo que va a hacerlo. 
• Diseño y parametrización. Hay que seleccionar el paquete de software que mejor se adapte. Y luego configurarlo o parametrizarlo para que se ajuste como un guante a las necesidades de la empresa y a sus procesos. También habrá que probarlo para comprobar que se entiende con el resto de sistemas informáticos de la compañía. 
• Migración. En este punto el objetivo es incorporar al nuevo ERP toda la información relevante que generó la compañía con anterioridad (de finanzas, nóminas, compras, ventas…). Y comprobar que todo funciona correctamente y no hay problemas de incompatibilidad de formatos o pérdidas de información. 
• Formación. Es fundamental que los empleados de la empresa se familiaricen con el nuevo ERP antes de que entre en funcionamiento. Y que lo usen. El factor humano es uno de los puntos que más determinan el éxito o el fracaso de un proyecto de este tipo. 
• Puesta en marcha y seguimiento. El arranque definitivo del ERP es la prueba de fuego en un proyecto de implantación. En esta fase se mostrará si todas las etapas anteriores se han realizado correctamente o no. De todas formas, no es el último paso. Después del arranque del sistema (o de su “puesta en producción”), hay que hacer un seguimiento, para ver cómo se van adaptando los empleados, qué dudas tienen y qué posibles errores pueden ir surgiendo. 

¿Cuál es la diferencia entre un software ERP y un CRM?

El ERP sirve para gestionar mejor los distintos procesos y departamentos de las compañías, desde las ventas y las finanzas, hasta el almacén o la producción, pasando por las nóminas. 

Mientras tanto, el CRM (siglas de Customer Relationship Management) es una aplicación dedicada en exclusiva a la gestión de clientes y a generar más ventas. 

Ambos sistemas deberán estar conectados. De hecho, el CRM muchas veces es un módulo más del ERP, aunque también es vendido por separado. En cualquier caso, el CRM es sobre todo una herramienta destinada al equipo comercial que permite conocer las necesidades y gustos de los clientes, así como adelantarse a las mismas. Un buen CRM también permite que los programas de fidelización tengan mejores resultados.