Factura electrónica para autónomos: qué es y cuándo se usa

Una factura electrónica es una factura que se expide y se recibe en formato electrónico. Como explica desde Facturae el Gobierno de España, “tiene los mismos efectos legales que una factura en papel” o una factura digitalizada. Estas facturas están reguladas mediante el RD 1619/2012.

Formalmente hablando, la factura electrónica no es un ‘tipo’ de factura tal y como sí lo es la factura ordinaria o la factura simplificada, sino una modalidad. Un formato en el que enviar facturas. Dicho de otra forma, es posible presentar una factura ordinaria electrónica, o una factura simple electrónica.

Subtipos de facturas electrónicas

Sí existen subtipos de facturas electrónicas en función de cómo hayan sido confeccionadas:

• Facturas electrónicas no estructuradas. Por ejemplo, el envío de una factura en PDF. Cuando se habla de ‘formato no estructurado’ se hace relación a documentos que no permiten la lectura de información por parte de un ordenador. Una factura fotografiada sería otro ejemplo.
• Facturas electrónicas estructuradas. En este caso, los sistemas informáticos pueden entender y contabilizar la información dentro de la factura. Existen muchos tipos de formatos estructurados, entre ellos el de Facturae.

Ventajas y desventajas de las facturas electrónicas

La facturación mediante medios electrónicos lleva décadas implantada, y suele ser raro el envío físico de facturas mediante correo postal. Una de las ventajas más relevantes es la preservación de información. A menudo respaldadas mediante varias copias de seguridad, es posible conservarlas décadas.

Las facturas electrónicas estructuradas presentan otro tipo de ventajas como es hablar el idioma de sistema de contabilidad. Minimizan errores, aumentan la agilidad de la facturación y reducen el rozamiento al poder automatizarse. Además, son una herramienta interesante de lucha contra el fraude.

Sin embargo, una de las desventajas más importantes de las facturas electrónicas estructuradas es que no están pensadas para ser leídas por personas sino por máquinas. Esto hace que su preservación a largo plazo sea difícil, y que la verificación y auditorías deban ser realizadas por personas expertas en sistemas. En septiembre de 2022 se aprueba la Ley 18/2022, de Creación y Crecimiento Empresas, que generaliza el uso de la factura electrónica mediante una implantación obligatoria para grandes empresas, pymes y autónomos. En unos años será raro ver una factura convencional.