‘Factura’ proforma para autónomos: qué es y cuándo usarla

La factura proforma es un documento muy útil para autónomos y empresas. De entre la gran variedad de facturas disponibles, esta tiene una clara finalidad informativa y ayuda a evitar futuros malentendidos.

¿Qué es una factura proforma?

La factura proforma es un documento que tiene la finalidad de informar al cliente sobre determinadas condiciones de una futura venta, como el precio, las condiciones y el plazo de pago. Una factura proforma no tiene validez fiscal ni contable, y no implica una obligación de pago por parte del cliente. Su objetivo es que el posible comprador tenga toda la información sobre la compra del bien o contratación del servicio mediante un ejemplo real, y evitar posibles malentendidos o reclamaciones posteriores.

Tal y como se lee en el Diccionario panhispánico del español jurídico (DPEJ), una proforma, “dicho de una factura, una liquidación o un recibo: Que se tramita para justificar una operación antes de que esta se haga en firme.”

Es muy importante dejar claro que una factura proforma no es formalmente una factura, es decir, un documento válido a nivel contable, porque puede que el cliente no adquiera nada, en cuyo caso obligaría a hacer una rectificativa. La factura proforma ha de identificarse como una especie de oferta comercial, no una factura comercial, y no han de cumplir las condiciones descritas en el apartado ‘Elementos obligatorios en una factura’.

Algunos puntos clave de estos documentos es que:

• Las facturas proforma no se registran, ni contabilizan.
• La factura proforma lleva indicado el concepto de la factura, la base, el IVA y el IRPF (si aplica).

Este documento puede ser usado como complemento al marketing.

Diferencia entre factura proforma y presupuesto

Las facturas proforma tienen un marcado carácter y propósito comercial. Sin embargo, una factura proforma no es exactamente un presupuesto, que suelen ser bastante más vagos en detalles que una factura proforma, y además no es necesario que incluyan elementos como el IVA (aunque ha de aparecer si ha de agregarse).

En su lugar, la factura proforma es una réplica exacta de cómo quedaría una futura factura de ser emitida. En términos de marketing, una factura proforma es un presupuesto con amplios detalles. En términos contables, es cómo quedaría la operación de efectuarse.

¿Para qué sirve la factura proforma?

El objetivo fundamental de una factura proforma es informativo, ya que persigue que ambas partes de una futura relación cuenten con todos los datos disponibles antes de ejecutarla. Entre esos datos está el precio, pero también las condiciones en las que se realizará el intercambio, como las condiciones de pago.

Una forma de entender para qué sirve una factura proforma es entenderla como un simulacro o simulación de factura, una presentación gráfica de cómo quedaría la factura real.

Datos obligatorios en una factura proforma

La factura proforma es, de forma literal, “una factura en su forma” (no en el fondo), por lo que tendrá todos los datos que suele llevar una factura de verdad:

• Nombre y apellidos o razón social del destinatario.
• NIF del destinatario, que es obligatorio en algunas facturas completas. También lo será en las simplificadas cuando el destinatario es un empresario o profesional que lo exige.
• Domicilio del obligado a expedir la factura.
• Descripción completa de las operaciones. En las simplificadas, solo se exige la identificación del tipo de bienes entregados o servicios prestados y la contraprestación total.
• Un menor desglose en las facturas simplificadas de bases y tipos del IVA.

Suele ser recomendable incluir en una factura proforma la fecha máxima de validez de la oferta comercial. Por ejemplo, “Importes vigentes durante un mes desde __________” y cumplimentar con la fecha del día. Al no servir de justificante contable, ni tener validez contable, las proforma no se numeran. Solo se numeran las facturas de verdad. Este documento puede considerarse un cartel comercial.

En ocasiones la factura proforma está personalizada, de forma que se incluyen los datos personales del cliente, a fin de hacerla lo más parecida a una factura de verdad. Esto también sirve para hacer promociones dirigidas a personas específicas.

¿Qué validez legal tienen este tipo de facturas?

Las facturas proforma no tienen validez legal para fines fiscales, ya que son un documento preliminar que se emite antes de la realización de una transacción comercial. Su función principal es informar al comprador sobre los productos o servicios que se ofrecen, así como el precio y las condiciones de venta. Eso hace que carezcan de validez contable o fiscal.

Son un anuncio y, como tal, sí están obligados a algunas normas como no ser engañoso, no difamar a terceros, no discriminar a ciertos grupos, no infringir derechos de propiedad intelectual, etc. Además, ha de cumplir normas de consumo y las regulaciones específicas de cada sector de actividad. Por ejemplo, no se puede ofrecer servicios ilegales en una factura proforma.

¿Lleva IVA la factura proforma?

En la factura proforma aparece reflejado el IVA que tendría la operación, pero meramente a título informativo. Ese IVA es no contable, y no puede usarse para desgravar porque no está siendo abonado. La factura proforma no implica un intercambio comercial.

¿Cómo hacer una factura proforma? Paso a paso

Para hacer una factura proforma es necesario empezar con un presupuesto. La empresa emisora necesita conocer el trabajo que necesita el cliente, en detalle, para poder darle una respuesta comercial. Dado que en la factura proforma se reflejan los movimientos, puede ser tan completo como se desee.

Es recomendable usar un formato diferente para las facturas reales que para las facturas proforma, para que quede claramente diferenciado que no son un documento vinculante. Por ejemplo, se puede añadir una marca de agua señalando “FACTURA PROFORMA” o “INFORMACIÓN COMERCIAL”, evitando equívocos. Ayuda contar con una plantilla específica para ello.

Respecto a los apartados de la factura, estos no tienen necesariamente que coincidir exactamente con los de una factura de verdad. Por ejemplo, en una proforma no hace falta incluir el NIF del cliente, se puede dejar como “A la atención de personas interesadas”.

Ejemplo en Excel de factura proforma

El siguiente documento muestra una factura proforma de ejemplo con celdas automatizadas (celdas gris oscuro) para calcular los importes finales de una factura ordinaria. Pulsando sobre ‘Imprimir’ (Ctrl+P o Comando+P) se imprimirá una factura en PDF.

¿Cómo se pasa de una factura proforma a una factura ordinaria?

Si un cliente decide, con base en la factura proforma, adquirir el bien o contratar los servicios descritos, entonces basta con imprimir de nuevo la factura proforma, esta vez eliminando el texto que la destaca como proforma, añadiendo un número de referencia y editando los datos sobre la fecha.