Factura recapitulativa para autónomos: qué es y cuándo usarla
La factura recapitulativa es una herramienta contable para incluir en una única factura varias operaciones dirigidas al mismo destinatario, siempre y cuando sus operaciones estén comprendidas dentro del mismo mes natural y se emitan el último día del mes natural en que se producen las mismas. Es decir, es un modo de agrupar operaciones.
Definición del DPEJ-RAE: “Factura en la que se pueden incluir distintas operaciones realizadas en distintas fechas para un mismo destinatario, siempre que las mismas se hayan efectuado dentro de un mismo mes natural.”
Esta forma de facturación, muy usada entre autónomos y pequeñas empresas, permite evitar parte de la burocracia contable al combinar varias posibles facturas en una sola, de forma que luego es mucho más fácil seguir los pagos o presentar otros documentos como los modelos de autoliquidación.
Además, las facturas recapitulativas pueden abaratar los costes contables cuando los profesionales usan agencias externas de contabilidad que cobran por factura emitida. También facilita mucho la detección de errores, la búsqueda de ítems específicos o el propio proceso de facturación.
¿Cómo funcionan los impuestos en una factura recapitulativa?
Tanto el IVA como el IRPF se recogen exactamente de la misma forma en que se hacían en una factura ordinaria, aunque en una factura recapitulativa podría haber varios tipos de IVA diferentes. Por ejemplo, si una academia factura un curso y libros, el curso tiene un IVA del 0 % pero los libros del 4 %.
¿Qué elementos incluye una factura recapitulativa?
Una factura recapitulativa se emite como cualquier otra factura, y cuenta con un único número identificador. Además de los elementos presentes en el apartado ‘Elementos obligatorios en una factura’, las facturas recapitulativas se distinguen por contar con varias líneas en forma de conceptos.
En una factura recapitulativa se suele incluir el periodo que corresponde a la recapitulación. Por ejemplo, “del 1 al 31 de agosto” o, simplemente “agosto del año aaaa”. Obviamente, no se puede emitir una factura recapitulativa que contenga facturas emitidas durante un periodo superior a un mes.
¿Factura recapitulativa como forma de sustituir otras facturas?
Las facturas pueden llevar adjuntos elementos como albaranes o comprobantes. Sin embargo, cuando una factura recapitulativa sustituya a facturas presentadas previamente, es imperativo anular dichas facturas.
De modo que sí, es posible usar una factura recapitulativa para anular otras previas, pero ha de hacerse de forma que quede claro que estas han sido anuladas. Han de aparecer sus referencias impresas y declaradas nulas. Esto también es cierto cuando la factura recapitulativa sustituye a varias facturas simples y tickets.
Ejemplo en Excel de factura recapitulativa
El siguiente documento muestra una factura recapitulativa de ejemplo con celdas automatizadas (celdas gris oscuro) para calcular los importes finales de una factura ordinaria. Pulsando sobre ‘Imprimir’ (Ctrl+P o Comando+P) se imprimirá una factura en PDF.
