Firma digital para empresas: ¿qué es, cómo hacerla y para qué sirve?

Si bien su uso está muy ligado a la presentación de documentos vía telemática ante los diferentes organismos de la Administración Pública, cada vez son más los negocios que recurren a la firma digital o firma electrónica, sobre todo a raíz de la pandemia de COVID, para realizar gestiones muy diversas. Una opción que permite a las empresas rubricar cualquier documento sin que pierdan un ápice de validez legal y agilizar los trámites administrativos, además de contribuir a la sostenibilidad ambiental.

Índice:

1. ¿Qué es la firma digital o firma electrónica y cómo funciona?
2. Diferencia entre la firma digital y el certificado digital
3. ¿Cómo firmar un documento con firma digital?
4. ¿Qué utilidad práctica tiene la firma electrónica?

¿Qué es la firma digital o firma electrónica y cómo funciona?

La firma digital o firma electrónica es el equivalente virtual de la rúbrica manuscrita que utilizamos en el mundo offline. Técnicamente, es un código matemático o conjunto de datos que acompañan o están asociados a un documento digital con una triple finalidad, tal como recuerda el PAe (Portal de la Administración Electrónica):

• Identificar al firmante de manera inequívoca.
• Asegurar que el documento firmado es exactamente el mismo que el original y que no ha sufrido alteración o manipulación.
• Garantizar el no repudio del documento firmado, es decir, que los datos que utiliza el firmante para realizar la firma son únicos y exclusivos y, por tanto, posteriormente no podrá decir que no ha firmado el documento.

Diferencia entre la firma digital y el certificado digital

Ahora bien, para firmar digitalmente un documento es necesario disponer de un certificado digital, pues este contiene unas claves criptográficas que son los elementos necesarios para firmar. 

Por tanto, el certificado digital es la base de la firma digital y tiene el objetivo de identificar inequívocamente a su poseedor -una persona o entidad concreta-, siendo emitido por los llamados proveedores de servicios de certificación.

Este instrumento contiene la información necesaria para firmar digitalmente e identificar a su propietario con sus datos: nombre, NIF, algoritmo y claves de firma, fecha de expiración y organismo que lo expide. La Autoridad de Certificación da fe de que la firma electrónica se corresponde con un usuario determinado, ya que si uno se certifica a sí mismo no hay ninguna garantía de que su identidad sea la que esgrime. Esta es la razón por la que los certificados están firmados, a su vez, por la Autoridad de Certificación.

En esta dirección web  se pueden consultar las Autoridades de Certificación españolas que emiten certificados cualificados asociados a empresas. En caso de querer comprobar si un certificado emitido por uno de estos prestadores es admitido en la mayoría de trámites con la Administración Pública, se puede hacer a través de la misma dirección web o desde el servicio VALIDe (plataforma gubernamental).

Eso sí, hay que tener en cuenta que los certificados digitales tienen un periodo de validez, pasado el cual no sirven para firmar ni tampoco para identificarse.

¿Cómo activar el certificado digital?

La solicitud de un certificado digital se realiza desde las páginas web de las entidades emisoras de certificados. Puede pedirse en soporte software o en tarjeta criptográfica. Esto introduce diferencias en los pasos que se han de seguir, aunque en ambos casos es necesario acreditar la identidad en una oficina de registro, en la que se deberá presentar la documentación correspondiente. Acreditada la identidad, el usuario podrá descargar e instalar su certificado para, a continuación y entre otras cuestiones, poder firmar vía online.

¿Qué validez tienen los certificados digitales?

Eso sí, hay que tener en cuenta que los certificados digitales tienen un periodo de validez, pasado el cual no sirven para identificarse ni tampoco para firmar. Así, cada proveedor de certificación establece unos plazos antes de que el certificado caduque para poder renovarlo sin necesidad de otra identificación. 

Por ejemplo, los certificados de la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre (FNMT), de los más habituales y comúnmente aceptados, tienen una validez de 36 meses y se pueden renovar durante los dos meses anteriores a su caducidad.

¿Cómo firmar un documento con firma digital?

Puesto que estamos hablando de firma electrónica, tal rúbrica debe realizarse obligatoriamente por medios electrónicos, pudiendo hacerse de dos formas:

Descargando una aplicación en el ordenador

En este caso, no se necesita estar conectado a internet y, sin bien es cierto que existen algunos programas de uso habitual como Adobe Acrobat o Microsoft Word que permiten firmar el mismo documento que se crea, este tipo de firma tiene dos inconvenientes:

• Por un lado, no todos los programas que generan documentos son capaces también de firmarlos.
• Por otro, generalmente el destinatario del documento firmado debe tener instalada la misma aplicación para poder verificar la firma.

Por ello, el Ministerio de Hacienda y Administraciones Públicas ha desarrollado la aplicación Autofirma, capaz de rubricar cualquier tipo de documento digital y superar los inconvenientes anteriores. Sirve para firmar ante la Administración, pero también para dar validez a documentos digitales que enviemos a otras personas, como puede ser un contrato. Para ello, el usuario indica qué fichero quiere rubricar y la aplicación escoge automáticamente el formato de firma que debe aplicar, liberando así al firmante de cualquier duda técnica.

Firmando directamente en internet

Esta opción es usada sobre todo cuando se firman formularios o solicitudes, por ejemplo, ante la Administración Pública. Pero también se pueden firmar otros documentos en internet utilizando servicios como VALIDe, con el que se puede rubricar cualquier formato o archivo, sin limitación alguna de tipos de documentos. Para ello, debe descargarse un componente que funciona sobre el mismo navegador.

En ambos casos, es necesario disponer de un certificado electrónico emitido por cualquier entidad de servicios de certificación. 

¿Qué utilidad práctica tiene la firma electrónica?

Aparte de garantizar la identidad del firmante, la integridad de los datos y el no repudio del documento, la firma digital tiene multitud de aplicaciones prácticas. Entre ellas se encuentran algunas de especial utilidad para pymes y autónomos, como la realización de las declaraciones de la renta vía telemática, de solicitudes en los registros electrónicos administrativos, peticiones de vida laboral, recepción de notificaciones electrónicas o firma de correos electrónicos, facturas y contratos.

Con esta herramienta se evitan desplazamientos y se pueden simplificar muchos trámites, lo que permite ahorrar tiempo y recursos, así como los costes relativos a envíos, almacenaje y papel, lo que beneficia al medio ambiente. Además, es una forma de fomentar la transparencia, a la vez que contribuye a proyectar una mejor imagen de la empresa.