Claves para realizar un proceso de selección de personal de forma exitosa

Muchos de los puestos de trabajo que se necesitan cubrir en las empresas no llegan nunca a publicarse. La selección del candidato se hace de forma interna, ya sea porque se ha promocionado a alguien de la propia empresa o porque se ha encontrado a alguien gracias al boca a boca. Pero la realidad es que luego si se falla en la elección hay que volver a repetir el proceso. Por eso, vamos a ver las claves para realizar un proceso de selección de personal de forma exitosa. 

Analiza las necesidades de tu empresa para el proceso de selección de personal

Empezando por un estudio de las necesidades de la compañía. No es lo mismo cubrir una vacante de un puesto que ya tenemos que uno de nueva creación. Hay que pensar qué áreas de la empresa queremos reforzar. 

Además hay que tener en cuenta si es una contratación temporal, ligada a un pico de trabajo, si es formativa, donde incorporamos a alguien en prácticas con el objetivo de que pueda unirse a la plantilla después de acabar dicho periodo, etc. 

Define el perfil del candidato: ¿qué necesitas exactamente?

Es importante tener claro qué perfil de candidato requerimos. Se trata de hacer una especie de retrato robot laboral, con todas las cualidades que deseamos, priorizando según sean las más importantes para nosotros. 

No solo hablamos de cualidades técnicas o de conocimiento, también de cómo se puede complementar con el resto del equipo de trabajo o qué puede aportar para aumentar la capacidad del grupo. Cada empleado puede tener habilidades diferentes que ayuden a mejorar como empresa. 

Esto es especialmente importante si se trata de un puesto de nueva creación, ya que si hay que cubrir una vacante la tendencia es buscar un perfil similar a la persona que se marcha, en el caso de que haya funcionado correctamente. 

Llegados a este punto nuestro perfil del candidato ya tiene que estar más o menos claro. Tenemos una definición de qué es lo que necesitamos y ahora lo importante es establecer la prioridad en los requisitos, saber cuáles son los más importantes que deben tener los candidatos para cubrir el puesto como experiencia, formación, idiomas, habilidades o especialización en una determinada materia. 

En función de lo que determinemos podremos tomar la primera decisión importante del proceso de selección. ¿Cubrimos el puesto de forma interna promocionando a alguien de la empresa o lanzamos un proceso de selección externo? A veces el candidato ideal lo tenemos dentro de la propia organización. 

Si es el caso, puede que tengamos que redefinir el proceso de selección para otra vacante que dejará el empleado que hemos promocionado. En general, es más fácil cubrir los puestos que tienen menos responsabilidad y, además, el periodo de adaptación será más corto. 

¿Cómo vas a reclutar a los candidatos?

Si no hemos cubierto el puesto a nivel interno hay que pensar en cómo vamos a reclutar a los candidatos. Aquí podemos optar por diferentes opciones:

• Reclutamiento pasivo, donde es la propia empresa la que contacta con los candidatos que le interesan para cubrir el puesto. Por lo general, se suele acudir a conocidos de otros trabajadores, a perfiles y contactos que tenemos que ya trabajan en otras empresas de la competencia o similares. Es un proceso lento donde la empresa tiene claro al profesional que busca y le hace una oferta. 
• Convocatoria pública a través de los diferentes canales en los que se da a conocer el puesto que se quiere cubrir y se solicita el envío de currículum para optar a dicho empleo. 
• Acudir a reclutadores, profesionales  cualificados que se encargan de realizar todo el proceso de selección según las necesidades de la compañía y acaban por presentar una terna de candidatos al puesto. Esto reduce mucho el tiempo que se dedica a la búsqueda y aumenta el tiempo que luego suelen permanecer en la empresa los nuevos  empleados. 

Tanto en el reclutamiento pasivo como si acudimos a profesionales que nos ayuden, el proceso suele reducirse a unos pocos candidatos, pero en el caso de una convocatoria pública podemos terminar con una gran cantidad de currículos encima de nuestra mesa.

Preselección de candidatos: ¿cómo hacer la criba curricular?

Es el momento de realizar una criba curricular. Aquí cobra especial importancia el orden de prioridad que hemos puesto en los requisitos. Idealmente nuestro candidato debería cumplir todos, pero necesariamente van a tener que reunir una serie de ellos que serán imprescindibles para realizar el trabajo en su día a día.

En esta fase se descartan candidatos que no demuestran la experiencia, formación, idiomas, etc., solicitados. Se trata de hacer una selección amplia, pero descartando aquellos que claramente no encajan en nuestra empresa.

Proceso de selección: ¿cuál es el más adecuado para ti?

El siguiente paso consiste en elegir el modelo más adecuado para confirmar o probar las habilidades de los candidatos. Para ello podemos:

• Realizar entrevistas de trabajo, ya sean en persona o, últimamente y de forma más habitual en empresas digitales, por videoconferencia. En ellas vamos a hacer un repaso del currículum del candidato, sus expectativas con el puesto y motivación o disponibilidad. 
• Pruebas de selección, donde el candidato debe mostrar el nivel que tiene en diferentes aspectos que pueden ser técnicos y de conocimiento. 
• Dinámicas de grupo que ayudan a conocer cómo se relaciona el candidato en momentos de presión o trabajando en equipo. 

Con todos estos datos lo ideal sería establecer un informe que nos ayude a definir un ranking de candidatos reduciendo la lista a una pequeña terna que pasaría a la entrevista final. Aquí el proceso de selección, además de los responsables de recursos humanos, suele incluir al responsable directo del departamento donde se incorporaría el empleado para tomar la última decisión. 

¿Qué tener en cuenta en el momento de la contratación? 

Una vez tomada la decisión toca llegar a un acuerdo con el candidato seleccionado. En ocasiones las condiciones de la oferta laboral se han presentado antes de una forma genérica y este es el momento de concretar. Para determinados puestos se puede establecer una negociación en función de la valía del candidato. Si llegamos a un acuerdo se cerraría el proceso. 

En este momento es necesario contestar a todos los candidatos que no han sido elegidos. Si vamos a guardar currículum o realizar tratamiento de datos personales esto se convierte en algo imprescindible si queremos cumplir con el RGPD, Reglamento General de Protección de Datos. 

¿Qué hacer después de la contratación del candidato?

Un último paso para concluir con éxito el proceso de selección tiene lugar después de la contratación. Se trata del proceso de adaptación, que tiene necesariamente una parte de formación y otra de evaluación. El acompañamiento también implica dar a conocer la cultura corporativa de la empresa que haga más fácil alcanzar su máxima productividad en el menor tiempo posible. 

Es importante establecer acciones formativas para ello, si fueran necesarias, así como unos hitos en los que se evalúa la adaptación y cómo se está llevando a cabo todo el proceso, por si es necesario introducir nuevas medidas. Al final el objetivo es lograr que la curva de aprendizaje y adaptación del candidato a la empresa sea lo más corta posible.