¿Cuáles son los trámites y requisitos para crear una empresa?

El ecosistema empresarial es muy variado. Cada negocio es único, pero hay unos trámites y requisitos para montar una empresa que suelen ser, hasta cierto punto, semejantes. Lo normal es que el lugar de partida esté rodeado de análisis, planes, documentación y gestiones que, si se realizan bien, impulsarán toda la vida de la empresa.

¿Qué necesito para montar un negocio? Requisitos

Lo primero que tenemos que considerar es la viabilidad de nuestra idea. Para ello, Miguel Ángel Povedano, doctor en Economía y Empresa, director de la categoría de Management, director del Máster de Finanzas (MDF) y director del Master in Corporate Finance (MCF) en ESIC University nos da tres pautas básicas:

• Efectuar un análisis interno y del entorno.
• Realizar previsiones detalladas de cuentas, períodos de maduración, necesidades de liquidez, impuestos, financiación, etcétera.
• Una vez todo está claro, buscar las mejores fuentes de financiación.

Una vez tenemos las ideas claras y la financiación programada, podemos echar a andar un negocio. No obstante, para ello, es necesario darle una forma jurídica. Entre las opciones a nuestro alcance encontramos algunas que destacan especialmente:

• Muchos autónomos inician su actividad como empresarios individuales, sin el respaldo de ninguna persona jurídica. 
• Las sociedades de responsabilidad limitada se han hecho muy populares porque, en ellas, los socios no arriesgan su patrimonio personal. Solo pueden perder lo que han aportado a la empresa.
• Muchos negocios con vocación de crecimiento eligen la sociedad anónima, que facilita la entrada y salida de socios. No obstante, también pueden nacer como sociedad limitada y efectuar más tarde una transformación a anónima.
• Algunas empresas sin fines lucrativos del mundo del emprendimiento social surgen bajo el ‘paraguas’ de una fundación o asociación.

¿Qué trámites conlleva la constitución de una empresa?

Aunque cada forma jurídica conlleva sus propias peculiaridades, lo cierto es que hay muchos trámites que son muy habituales.

Trámites en Hacienda para crear una empresa

Para darnos de alta en Hacienda, contaremos con los modelos 036 y 037, este último una versión simplificada del primero. Lo más normal es que empleemos el modelo 036, ya que se utiliza siempre en dos casos muy habituales:

• Cuando damos a nuestro negocio una forma de persona jurídica.
• Si nos damos de alta por medio de un representante, como un asesor, por ejemplo.

Con el modelo 036 o el 037, haremos algunos trámites de alta en Hacienda, entre los que destacan los siguientes:

Con estos trámites, lo que buscamos es:

• Poder identificarnos fiscalmente frente a terceros. El Número de Identificación Fiscal (NIF) lo necesitamos antes de realizar cobros, pagos, operaciones comerciales o contratación de trabajadores.
• Mantener informada a Hacienda de nuestros datos. Facilitará las comunicaciones fiscales, la aplicación de un régimen u otro a nuestros impuestos y el ejercicio de opciones para tributar, cuando sea posible.

Trámites en la Seguridad Social al montar un negocio

En la Seguridad Social pueden ser necesario realizar varios trámites, entre los que destacan:

• Inscripción del empresario en la Seguridad Social y apertura de cuenta de cotización principal. Para ello, emplearemos el modelo TA.6. Nos servirá para inscribirnos e identificar a la empresa en las comunicaciones con la Seguridad Social.
• Asignación de otros códigos de cuenta de cotización a través del modelo TA.7. Solicitaremos uno por cada una de las provincias donde la empresa vaya a ejercer su actividad. También lo necesitaremos para identificar a determinados colectivos de trabajadores con peculiaridades de cotización.
• Afiliación de trabajadores que no hayan estado dados de alta con anterioridad en la Seguridad Social. Lo haremos con el modelo TA.1.
• Alta de los trabajadores que contratemos, a través del modelo TA.2/S.
• Alta en el régimen de autónomos, a través de diferentes modalidades del modelo TA. 0521. Lo necesitaremos, por ejemplo, si tenemos que dar de alta como autónomos a los directores o gerentes que controlen efectivamente la empresa.

Trámites administrativos para crear una empresa

La creación de una empresa puede llevar muchos trámites ante diferentes administraciones. Variará en función del tipo de empresas y administraciones. Por ejemplo, si nos dedicamos a actividades muy reguladas o sometidas a controles, deberemos cubrir formalidades especiales desde el principio.

No obstante, algunos son muy habituales:

• En la Oficina Española de Patentes y Marcas en aquellos relativos a marcas, nombres comerciales, patentes, etcétera. 
• En el Registro de la Propiedad Intelectual sobre derechos relativos a las obras, actuaciones o producciones protegidas por derechos de propiedad intelectual.
• La comunicación de la apertura de centro de trabajo la realizaremos en la consejería de nuestra comunidad que lleve las competencias de trabajo.
• Acudiremos a la Inspección Provincial de Trabajo para el calendario laboral, que debemos exponer en lugar visible.
• En el ayuntamiento, deberemos tramitar diferentes licencias, relacionadas con las obras, la apertura de una actividad o las obligaciones ambientales, entre otros aspectos.
• Es habitual que haya subvenciones que faciliten la creación de empresas. Pueden proceder de diferentes administraciones, ante las cuales presentaremos la solicitud correspondiente.

Trámites legales para montar una empresa

La ley mercantil marca buena parte del proceso de creación de una empresa. Las decisiones que se toman en el proceso de constitución marcan el futuro del negocio. En la infografía adjunta podemos ver las elecciones más importantes en el caso de que nuestra empresa sea una sociedad limitada.

Estas decisiones se plasman en los estatutos sociales, que forman parte de la escritura de constitución. como señala Verónica A. Jiménez, Fundadora y CEO de WomanCard España y directora del Título Superior en Emprendimiento e Innovación de ESIC University, definirarán “los pilares fundamentales”.

Aunque las empresas pueden tener distintas formas jurídicas, hay algunas estaciones intermedias en el camino hacia la creación de empresas:

Junto a estos procedimientos, puede haber otros, como los relacionados con otros registros públicos o con acuerdos entre los socios que se mantienen reservados, al margen del contrato de sociedad.

Los trámites y requisitos para crear una empresa son una gran escuela de emprendimiento. Ayudan, en primer lugar, a comprender mejor el negocio. Además, nos invitan a tomar decisiones que marcarán los primeros compases de la actividad.